печать

Как подготовиться к проекту внедрения ERP-системы.

Как подготовиться к проекту внедрения ERP-системы. Пять практических советов спонсору проекта.

 

Эта статья будет полезна для спонсоров и руководителей проектов, которые планируют выполнить проект по внедрению информационной системы. В статье я привожу цикл, состоящий из последовательных этапов, который, я надеюсь,  поможет Вам избежать ошибок уже на ранней стадии проекта.

Этап 1. Идея проекта.

Вы, как топ-менеджер, ищите возможность достижения стратегических целей компании, за материализацию которых Вы отвечаете. Предположим, что в Вашей зоне ответственности лежит обеспечение эффективности бизнес-процессов компании. Вы решаете создать в компании единое информационное пространство и автоматизировать бизнес-процессы путём внедрения системы управления ресурсами предприятия (ERP).  Вы отдаёте себе отчёт в том менеджмент, что  обладаете необходимой властью  для утверждения этого решения на высшем уровне управления компанией и необходимой властью для выделения  ресурсов  для выполнения проекта.

Этап 2. Определение цели проекта и системы измерений.

Здесь необходимо остановиться и задать себе вопрос. Для чего внедряется система? Какие бизнес-цели будут достигнуты с помощью внедрения?  Например, при внедрении ERP системы Вы планируете правильно выстроить взаимоотношения с клиентами и  повысить прибыльность на 23% без увеличения затрат за счёт снижение оттока постоянных клиентов на 5%. Вы сформулировали измеримую цель проекта и Вы берете на себя ответственность за получение бизнес-результатов от использования продукта проекта.

Этап 3. Оценка реалистичности цели и допущений.

Оцените, насколько цель проекта  реалистична и досягаема. Помните, что Ваши рассуждения в той или иной степени основываются на допущении. Исходя из нашего примера, мы допускаем, что теряем прибыль только за счёт неэффективной работы с ключевыми клиентами. Потеря таких клиентов сказывается на доходе нашей  компании. Мы допускаем, что если начнём лучше обслуживать ключевых клиентов, увеличим их лояльность к компании, то уменьшим отток клиентов и увеличим доход.  А если проблема, например, в продукте?  В таком случае эти допущения не работают, и с реализацией проекта Вы не достигнете поставленных целей. Ваши инвестиции не принесут отдачи.

Этап 4. Оценка готовности компании реализовать проект.

Вы успешно прошли три этапа и готовы инвестировать средства в проект. Задайте себе вопрос. Готова ли компания к реализации проекта? Этот вопрос я бы разбил на такие составляющие, а именно:

- Есть ли формально описанные бизнес-процессы, которые необходимо автоматизировать?

До начала проекта необходимо выработать единое понимание у руководства компании, как бизнес-процессы протекают на сегодняшний день, что необходимо изменить с целью повышения эффективности процессов, какая информация,  в каком виде, с какой периодичностью, кому  должна быть предоставлена. Эту работу   все равно придётся делать в ходе выполнения проекта, но это повлечёт за собой увеличение длительности и стоимости проекта.

- Готовы ли Вы, как спонсор проекта, инвестировать не только деньги, но и собственное время для достижения цели проекта?

Именно низкая вовлеченность спонсора проекта на начальных этапах проекта приводит к тому, что «размываются» цели проекта, добавляются ненужные работы. Только в начале проекта, т.е. на этапе инициации и планирования Вы можете максимально влиять на проект. Когда проект начнёт выполняться, начнут расходоваться ресурсы, то Ваше влияние будет уменьшаться. В конце проекта Вы практически ничего изменить не сможете. На практике, спонсор проекта подключается к проекту именно в конце проекта. Он бывает искренне удивлён, что результаты проекта не совсем такие, как он ожидал, что сроки «ползут», объем работ увеличивается, по бюджету перерасход - мы проводим тренинги по бюджетированию в Киев, просто Вам рекомендуем.  

- На каком уровне проектная культура в Вашей компании?

Для увеличения вероятности успеха проекта, персонал, который будет принимать участие в проекте должен быть обучен основам проектного менеджмента. Особенно это касается руководителя проекта, которого Вы планируете назначить ответственным за реализацию проекта. Если в компании есть обученный и сертифицированный руководитель проектов, то многих организационных проектных рисков можно избежать и быть уверенным, что качество процессов управления проектом будет высоким. Не секрет, что 80% проблем в проекте связано с неэффективным управлением. Если Вы назначите опытного функционального руководителя на роль менеджера проекта, например, директора по логистике, то с большой вероятностью он не сможет эффективно управлять  проектом. Это связано с отличием процессов управления функциональным подразделением и проектом. Неэффективное управление неизбежно скажется на сроках и бюджете проекта. Стоимость обучения менеджера проекта не сопоставима со стоимостью инвестиций.

- Готовы ли Вы к рискам?

Проект начинается в окружении неопределённости. У Вас нет достаточной информации в начале проекта для принятия верных решений по планированию. В ходе выполнения проекта Вы будете получать более достоверную информацию, на основании которой, Ваши цели будут уточняться, будет уточняться и объем работ проекта. Это может повлечь за собой увеличение длительности и стоимости. Возникает вопрос, какова Ваша толерантность к рискам? Каков уровень рисков приемлем для Вас? Приемлем ли? Выгоды и риски – суть проекта. Мы рискуем, чтобы получить определённые конкурентные  преимущества, мы рискуем, реализуя проекты.  

Этап 5. Выбор компании по внедрению информационной системы.

Инструментом для выбора компании поставщика услуг  является тендер. Необходимо составить тендерный запрос таким образом, чтобы он в полной мере отражал цели проекта. Вам необходимо будет провести несколько встреч с потенциальным партнёром для постановки целей на проект и определения объёма работ. Здесь Вам могут пригодиться документы с детальным описанием бизнес-процессов, которые Вы планируете автоматизировать.

Создайте список компаний, которые профессионально предоставляют услуги по внедрению ERP-систем. При выборе компании поставщика услуг необходимо оценить «портфолио» выполненных компанией проектов, проведите встречу с бывшими руководителями проектов со стороны заказчика. Сделайте вывод об уровне профессионализма.

Запросите у компаний, которые участвуют в тендере, план проекта и календарный график работ. По содержанию этих документов Вы сможете судить о качестве процессов управления проектами в компании и  методологии внедрения.  

Важное, на мой взгляд, замечание. Стоимость проекта не может служить основным критерием выбора партнёра. Обычно для участия в тендере, компании рассчитывают оптимистический сценарий проекта, который на практике маловероятен. Другими словами стоимость проекта изначально занижается. В календарном планировании могут быть  не учтены итерационные циклы, например, модификация-тестирование-корректировка, не заложены буфера по стоимости и длительности на не идентифицированные риски. Неподготовленному человеку очень сложно разобраться в проектных документах. Для оценки плана проекта и календарного графика работ необходимо пригласить в тендерную комиссию профессионала по управлению проектами с опытом управления аналогичными проектами.

Запросите резюме на менеджера проекта со стороны исполнителя. Именно от этого человека будет зависеть качество процессов управления проектом и, в конечном счёте, успех проекта.

Запросите резюме на консультантов, которые планируются для участия в проекте. От квалификации консультанта зависит качество выполнения работ, направленных на получение продукта проекта. Может так получиться, что тендер выиграла компания с большим опытом внедрения сложных информационных систем, но на проект Вам выделены на ключевые роли начинающие, неопытные консультанты.  Этот риск повлияет как минимум на увеличение сроков проекта и, возможно, ухудшения качества работ. Лучше дождаться, пока будут доступны опытные консультанты. Ведущие консультанты должны быть выделены на 70…80% времени на проект. Если консультант участвует в двух и более проектах, то с большой вероятностью он не уложиться в график.

Это не полный перечень мероприятий, которые, требуется выполнить для увеличения вероятности достижения проектных целей в заданные сроки и бюджет.

Дуже цікавий, тренінг як стати лідером в компанії, а також партизанський маркетинг приклади застосування.  


Статьи этой же рубрики



Facebook Twitter Youtube Instagram GooglePlus