печать

Планирование и управление затратами в БДР: как правильно учесть расходы?

Бюджет доходов и расходов (БДР) — документ с плановым и фактическим раскладом по основным статьям доходов и расходов, который позволяет увидеть собственнику и руководству компании, сколько нужно вложить денежных средств для того, чтобы предприятие было рентабельным и могло успешно развиваться в дальнейшем, какая финансовая ситуация сложилась на сегодняшний день.

Подробный и доскональный анализ БДР в разрезе статей и подразделений позволит выявить слабые места в управлении, принять необходимые управленческие решения для изменения ситуации. Для этого бюджет доходов и расходов должен, прежде всего, формироваться грамотными и ответственными людьми. Большую роль здесь играют:
 - правильная мотивация исполнителя;
 - грамотный подбор специалиста по бюджетированию.

Данная статья поможет специалистам, которые не равнодушны к своей профессии и своему делу, справиться с поставленной перед ними задачей и грамотно построить систему бюджетирования на предприятии.
Прежде чем приступить к регламенту бюджетирования, необходимо ознакомиться с небольшим предисловием, которое разъяснит необходимость формирования на предприятии бюджета доходов и расходов.

Автору впервые пришлось формировать бюджет доходов и расходов на небольшом металлургическом предприятии в 1999 г. Частный бизнес только начал развиваться, никаких форматов бюджетов доходов и расходов еще не было, тем более не было рекомендаций по порядку формирования плановых и фактических бюджетов. Но уже тогда была необходимость в создании внутренних документов, регламентирующих оптимальный уровень доходов предприятия и соответственный уровень затрат, которые должно было понести предприятие, чтобы обеспечить достаточный уровень прибыли для нормальной деятельности и развития.

По данным бухгалтерского учета

сформировать бюджет

было достаточно сложно, поэтому была поставлена задача спланировать такой бюджет доходов и расходов, при котором объем выпуска и реализации продукции позволял бы не только бесперебойно обеспечивать производство сырьем и материалами, энергоресурсами, выплачивать заработную плату рабочим, но и покрывал бы внушительные постоянные затраты предприятия с учетом личных затрат собственника и необходимой ему прибыли. При этом требования предпринимателя к

расходной части бюджета

были очень строгие, все статьи расходов планового бюджета, кроме личных, формировались исходя из вопроса: «Как правильно учесть расходы?». Рассмотрим пример.

Пример
Для доставки сырья предприятие пользовалось услугами железной дороги. Как известно, вагоны и контейнеры с сырьем или готовой продукцией в ожидании локомотива или автомобиля, доставляющего груз непосредственно от станции до получателя, простаивают на станциях, и за отстой вагонов взимается сбор, который зависит от времени отстоя. Сбор отражается в счете-фактуре, в бухгалтерском отчете он относится к затратам, влияющим на налогооблагаемую прибыль. В бюджете доходов и расходов эти затраты относятся к транспортным расходам.
Часто время отстоев превышает расчетное по причинам нерасторопности логистов предприятия — получателя сырья. За простой вагонов и контейнеров сверх времени, установленного договором, взимаются штрафы, которые относятся к внереализационным затратам, то есть затратам, не влияющим на размер налогооблагаемой прибыли. Тем не менее сборы и штрафы в БДР должны отразиться как сумма перерасхода фактических расходов по сравнению с плановыми (виновники должны быть наказаны).
В плановом бюджете предприниматель требовал фиксировать только ту сумму необходимых расходов, которая не включала бы затраты, понесенные из-за нерадивости и нерасторопности работников предприятия или по другим субъективным причинам.

Плановые бюджеты расходов по многим статьям зачастую формируются по факту прошлого месяца либо как среднестатистическая фактическая цифра за какой-то период, то есть формально. Формировать плановый бюджет по принципу «а сколько должно быть?» — очень трудоемкая работа, так как нужно обрабатывать первичные документы, знать все тарифы по доставке грузов, нормы расхода ГСМ, нормы расхода сырья, нормативы энергопотребления, нормы расхода вспомогательных материалов и многое другое. Поэтому на многих предприятиях бюджет доходов и расходов — просто дань моде, а некоторые руководители предприятий, не получив нужного эффекта по экономии ресурсов и росту рентабельности производства, вообще отказываются от бюджетов доходов и расходов, довольствуясь бухгалтерской отчетностью. Но ведь обязанность руководителя — правильно поставить задачу перед начальником планового отдела и получить требуемый ему результат. Приедет, Аллан Пиз в Украине с уникальной программой.

Если руководитель предприятия решил, что бюджет доходов и расходов нужен, то для начала процесса бюджетирования необходимы:

1. Приказ по предприятию, регламентирующий порядок бюджетирования, который должен включать в себя:
 - перечень статей бюджета с кодировкой;
 - перечень подразделений, в разрезе которых будет вестись учет с кодировкой;
 - перечень ответственных лиц за сбор и предоставление информации;
 - акцентирование на том, что ни одна программа и ни одна отчетная таблица на предприятии не формировались и не предоставлялись без кодировки БДР;
 - ответственность лиц за сбор и предоставление информации без кода БДР или за несвоевременное предоставление такой информации;

2. Исполнение приказа или сбор и предоставление информации по статьям бюджета в нужный срок ответственными лицами.
Самое сложное в формировании бюджетов — создание планового бюджета. Что касается факта, то сейчас мало кто это делает вручную. Различные программы позволяют сформировать отчеты в разрезе:
 - статей;
 - подразделений;
 - материалов.
Для этого нужно, чтобы кодировка соответствовала единой установленной кодировке статей и подразделений. Современные программы по бюджетированию совместимы с бухгалтерской программой «1С». Очень удобна и проста в работе программа Axapta, которая позволяет совместить бухгалтерский учет, производственный учет и бюджетирование. Регламенты сдачи бухгалтерской отчетности заставляют исполнителей своевременно и внимательно разносить практически всю необходимую для фактического бюджета доходов и расходов информацию. Что касается прямых переменных затрат, таких как сырье, вспомогательные материалы и упаковка, то здесь для формирования фактического бюджета доходов и расходов лучше пользоваться данными производственных отчетов.

Фактические данные по расходу электроэнергии и другим энергоресурсам на производстве также нужно корректировать по выпуску готовой продукции. Это связано с незавершенным производством, так как бухгалтерия списывает все материалы, поступившие со складов в производство, по первичным документам, а для составления БДР используется принцип начисления, то есть расходы отражаются только на выпуск готовой продукции в том периоде, к которому они относятся.

Планирование и управление затратами в производстве намного сложнее, чем сбор фактических данных по затратам. Здесь очень много ручного труда. Сбор, проверка и консолидация всех норм и нормативов в разрезе номенклатуры, цехов, переделов, служб и отделов и всего предприятия в целом, переработка первичных документов, чтобы выяснить, насколько необходимы и обоснованы те или иные расходы, — задача планового отдела. Однако другие службы и отделы на предприятии должны научиться планировать свои расходы, учиться экономить свои затраты.

Формирование планового бюджета расходов включает в себя два этапа. Это связано с тем, что, формируя первоначальный бюджет, мы все доходы и расходы рассчитываем, исходя из планируемых объемов выпуска и реализации продукции. Чтобы ответить на вопрос: «Как правильно учесть расходы?», все плановые нормативы относятся к фактическому выпуску готовой продукции в периоде. В результате видны не только отклонения от желаемого первоначального плана, где как причину можно заметить только уровень выполнения плана по выпуску.

При анализе плана, скорректированного на объем выпуска по факту, можно отследить и проанализировать экономию и перерасход по всем статьям бюджета при условии неизменности объема выпуска в разрезе номенклатуры по факту.
Анализ отклонений факта затрат по статьям расходов и плана, скорректированного на объем выпуска, поможет найти слабые места в производственной цепочке; выявит, насколько реальны и обоснованы те или иные нормы и нормативы; покажет целесообразность расхода денежных средств по общезаводским и общецеховым расходам сверх планов и нормативов.

Заключение
Нормирование всех затрат является самой главной задачей планирования и управления производства. Руководство предприятия, прежде чем принять решение о бюджетировании, в первую очередь должно обратить внимание на наличие и состояние нормативной базы, отражающей необходимую потребность в материальных и других ресурсах. База нормирования при ее правильном использовании в бюджетировании непременно даст хороший эффект в виде значительной экономии расходов. Только такая база сможет ответить на вопрос о том, как правильно учесть расходы.


Статьи этой же рубрики



Facebook Twitter Youtube Instagram GooglePlus