печать

Как управлять компанией

Любая организация нуждается в управлении. Это именно та сила, которая объединяет все элементы делового предприятия и приводит их в движение.

Суть управления (менеджмента) - в оптимальном сочетании ресурсов организации - труда и капитала - для достижения поставленной цели.

Ряд главных принципов выбора оптимального сочетания ресурсов может быть применен фактически к любому типу организации, независимо от ее размеров и целей. Коль быстро люди работают совместно во имя достижения поставленной цели, кто-то один должен взять на себя ответственность за решение вопросов о том, кто, когда и какую работу будет выполнять, а также какие ресурсы следует использовать.

Управленческие роли

Менеджеры владеют властью над другими людьми, и их положение определяется этой властью. Они поддерживают отношения с вышестоящими начальниками, людьми одинакового положения и подчиненными, и эти отношения могут быть описаны как роли, или модели поведения.  
 

Межличностные роли
В качестве представителей менеджеры выступают от имени фирмы, выполняя церемониальные обязанности на официальных деловых мероприятиях, и исполняя прием посетителей. В качестве руководителей менеджеры могут нанимать, обучать, стимулировать служащих, направляя их к достижению целей организации. В качестве посредников менеджеры связывают между собой группы людей и отдельных индивидуумов как внутри, так и вне компании (поставщиков, конкурентов, потребителей, взаимосвязанные рабочие группы).

Информационные роли
Эти роли принадлежат к числу наиболее важных управленческих ролей. В качестве "сборщиков "менеджеры ищут полезную информацию, опрашивая служащих и используя другие источники, чтобы получить максимально полную информационную картину. В качестве распространителей менеджеры доносят информацию до служащих и вышестоящих руководителей. В качестве глашатаев менеджеры передают информацию вовне компании на встречах с советом директоров, по почте или с помощью других внешних контактов.

Роли, связанные с принятием решений.
Менеджеры
используют получаемую информацию для поиска лучших решений. В качестве организаторов менеджеры пытаются улучшить работу своего подразделения, находя новые пути использования ресурсов и технологий. В качестве профессионалов по чрезвычайным ситуациям они преодолевают неожиданные проблемы, которые могут угрожать достижению организационных целей (будь то экономический кризис или дисциплинарная провинность работника). В качестве профессионалов по распределению ресурсов они вырабатывают пути использования ресурсов организации, позволяющие достичь запланированных целей. В качестве профессионалов по ведению переговоров менеджеры заключают сделки с различными индивидуумами и группами, включая поставщиков, служащих, потребителей и профсоюзы.
Менеджеры непрерывно меняют роли, сталкиваясь с ежедневными проблемами и непредвиденными ситуациями. Однако в зависимости от организационного уровня менеджера один тип ролей может преобладать над другими по своему значению.

Иерархия управления
Во всех организациях, кроме самых маленьких, возникает потребность в более чем одном управляющем для контроля за деятельностью других работников. Условно говоря, в компании существует иерархия управления, то есть структура, состоящая из высшего, среднего и низшего звеньев. В низшем звене управления больше руководителей, чем в высшем. Управляющие высшего звена - это представители высшего уровня управления, которые владеют наибольшей властью и несут ответственность за деятельность всей компании. Примером может служить президент фирмы, который определяет задачи организации, разрабатывает долгосрочные планы, формулирует политику и представляет компанию за ее пределами.

Хотя управляющие высшего звена в одинаковых корпорациях могут именоваться по-разному - президент, председатель совета директоров, - выполняемые ими функции могут быть абсолютно аналогичными по содержанию. В обязанности правящих среднего звена входят разработка планов по осуществлению общих задач, установленных на высшем уровне управления, и координация работы управляющих низшего звена. Средний уровень управления включает в себя менеджеров предприятия, менеджеров отделов и служб, а также других подразделений. На низшем уровне управленческой иерархии сосредоточены управляющие низшего звена (или менеджеры-контролеры). Они надзирают за работой исполнителей и претворяют в жизнь планы, разработанные на более высоких уровнях управления. Этот уровень объединяет следующие должности: цеховой мастер, мастер участка, руководитель группы и заведующий подразделением конторского типа.
По мере того как все больше и больше компаний снижает издержки производства и децентрализует свою деятельность, сокращается число рабочих мест на среднем уровне управления и одновременно больше властных функций передается управляющим низшего звена. Более высокая степень ответственности вынуждает менеджеров низшего звена повышать свой образовательный уровень и лучше осваивать управленческие навыки.

Управленческие навыки
Независимо от вида и размеров организации менеджеры должны владеть тремя главными типами навыков: техническими, коммуникативными (то есть навыками общения) и аналитическими. Но применение этих навыков варьируется в зависимости от уровня управления. Поскольку менеджеры достигают своих целей в главном с помощью других людей, на всех уровнях управления нельзя обойтись без коммуникативных навыков.
Аналитические навыки в основном требуются управляющим высшего звена, а технические навыки в большей степени необходимы на низших уровнях иерархии.
Руководитель высшего звена, например президент компании или председатель совета директоров, уделяет много времени анализу информации, например о тенденциях развития отрасли и общем экономическом климате, а также принятию решений, основанных на этом анализе. Кроме того, менеджеры высшего звена немало времени посвящают общению с людьми для получения от них информации и доведения до их сведения своих решений. Таким образом, руководители высшего звена в большей степени опираются на аналитические и коммуникативные навыки и в меньшей степени - на технические.

Менеджеры среднего звена выполняют функции посредников между высшим и непосредственным руководством. Планирование, принятие решений и преодоление возникающих трудностей также входят в обязанности управляющих среднего уровня и обусловлены необходимостью выполнения указаний высшего руководства и решения проблем по сигналам низшего управленческого звена. Менеджеры среднего звена сильно зависят от умения общаться с людьми; им, кроме того, в большей степени требуются технические навыки, чем аналитические.

Управляющий, принадлежащий к низшему уровню иерархии, непосредственно контролирует работников, выполняющих в организации технические функции, и напрямую общается с ними. Например, начальник смены ресторана проводит большую часть своего времени бок о бок с обслуживающим персоналом и работниками кухни, показывая им, что следует делать, поторапливая их, доводя до них пожелания владельца (или высшего руководства) и правящего (среднего руководства). Таким образом, низшее руководство применяет в основном технические и коммуникативные навыки и значительно меньше нуждается в аналитических.

Бывает, что некоторые люди начинают свою деятельность, не имея одного или большей доли из этих трех типов управленческих навыков - технических, коммуникативных или аналитических, - но с большей или меньшей долей успеха их все можно приобрести с течением времени. Однако некоторыми навыками овладеть сложнее, чем другими. Например, многие полагают, что сложнее всего научиться общению.

Технические навыки
Человек, умеющий пользоваться каким-либо механизмом, способный подготовить финансовый документ, составить компьютерную программу, владеет техническими навыками, то есть он или она в состоянии выполнять конкретную работу. Управляющий низшего звена, скажем мастер на производстве, как правило, должен владеть техническими способностями, чтобы быть в состоянии обучать работников их обязанностям и предоставлять руководителям более высокого уровня информацию о возникающих в производственном процессе проблемах.
Однако в некоторых компаниях бывает, что менеджеры, не владеющие соответствующими техническими навыками, контролируют работу таких квалифицированных сотрудников, как компьютерные программисты, инженеры и бухгалтеры.

Независимо от того, имеют ли они технические навыки для выполнения той работы, которую они контролируют, все менеджеры должны владеть "техническими" управленческими способностями, или административными навыками, такими, как умение составлять расписания и читать компьютерные распечатки. И если многие технические способности не имеют широкого применения в различных отраслях, то пространство использования административных способностей довольно широкое. Например, умея работать на станке по раскрою тканей, вы скорее всего не сможете применить ваши способности в ресторанном бизнесе. Но если вы руководили пошивочным предприятием, то сумеете приложить свои административные навыки и в другом производстве.

Коммуникативные навыки
Все навыки, которые необходимы для того, чтобы понимать других людей, взаимодействовать с ними эффективно и способствовать совместной с ними работе в одной команде, - это коммуникативные навыки, или навыки взаимодействия с людьми. Менеджеры не могут обходиться без этих навыков в бесчисленном множестве ситуаций - их работа, по сути, сводится к тому, чтобы достигать каких-либо целей при помощи людей.

Одним из коммуникативных навыков, которым должны владеть все менеджеры, является навык общения, то есть навык обмена информацией. Именно общение способствует бесперебойному ведению дел внутри компании и установлению благоприятных взаимоотношений фирмы с окружающим миром. Успех в общении - это, бесспорно, улица с двусторонним движением. Квалифицированный менеджер всегда чутко относится к тому, как люди реагируют на его слова, и - что особенно важно - прислушивается к тому, что они говорят в ответ.

Квалифицированный менеджер знает, как выбирать наиболее подходящие информационные средства, или каналы коммуникации. Такой менеджер понимает, что форма коммуникации влияет на характер сообщения, которое должно быть передано. Таким образом, их выбор устной формы (личная беседа, групповое собрание, селекторное или телевизионное совещание, видеозапись) или письменной формы (письма, записки или электронная почта) зависит от природы сообщения.

Можно представить себе совокупность информационных средств в виде непрерывной последовательности - от обладающих богатыми возможностями до скудных - в зависимости от того, насколько хорошо они: 1) передают множественные информационные сигналы: интонацию, мимику, словесный контекст; 2) обеспечивают быструю обратную связь; 3) приспособлены для персонального общения. Сложные нестандартные сообщения лучше всего передавать по наиболее богатому каналу (личная или телефонная беседа), в то время как более простая рутинная информация, как правило, воспринимается легко и поэтому не требует богатого информационного обмена.

Устное общение
Значительную часть любого рабочего дня занимает устное общение, суть которого состоит в том, чтобы говорить самому и слушать других. Для того чтобы установить и поддерживать превосходные отношения с подчиненными и иметь возможность из первых рук узнавать реальное положение дел, многие руководители используют метод управления посредством "хождения в народ". Вне фирмы, на переговорах о продажах, встречах, выступлениях и пресс-конференциях усилия менеджеров также направлены на то, чтобы посредством устного общения добиться реализации целей своей организации.
Менеджеры часто предпочитают устные формы общения письменным из-за нестандартной природы своей работы. Личные беседы позволяют соучастникам видеть выражение лица партнера, слышать голоса и интонации друг друга. Даже в телефонных разговорах можно установить быструю обратную связь с собеседником и уловить незначительные изменения его тона и голоса; однако в них отсутствуют зрительные контакты, они не позволяют увидеть ни кивок головы, ни позу, ни какие-то другие сигналы, присущие языку жестов и столь характерные для общения с глазу на глаз. Чем более важную и необычную информацию необходимо сообщить, тем больше вероятность того, что менеджер прибегнет к устному общению. Однако с некоторыми "скользкими" ситуациями легче справляться, используя письменные формы общения, которые позволяют избежать ненужных эмоций.

Письменное общение
Квалифицированные менеджеры прибегают к письменному общению для передачи простых и рутинных сообщений, а также в сложных и неоднозначных ситуациях. В организации, особенно крупной, постоянно циркулируют докладные записки, письма, доклады, заявления о целях компании, должностные инструкции и другие формы письменного общения. Планы компании должны быть оформлены в виде документов об основных ориентирах политики компании, отчетов о заседаниях на высшем уровне, бюджетов, предписаний и других письменных материалов. В то же время письменное общение очень важно для представления организации за пределами компании. Письма, пресс-релизы, ежегодные доклады, брошюры со сведениями о продажах, реклама - все это имеет прямое отношение к формированию имиджа компании. Умение успешно общаться в письменной форме, таким образом, является ценным навыком на всех уровнях управления.

Ниже представлено несколько важных советов на эту тему.
Ваше послание должно учитывать специфику аудитории, к которой оно обращено. В изложении, например, принципов работы ветряной мельницы вам следует использовать один стиль, если вы пишете об этом статью для детского журнала, и абсолютно другой стиль, если вы описываете это в брошюре о продажах, предназначенной для потенциальных покупателей.

Пишите четко и ясно. Длинные, неоправданно сложные предложения способны только затруднить прочтение и затемнить смысл, содержащийся в вашем послании.
Придерживайтесь фактов. Если ваше послание будет недостаточно обоснованным, то оно не получит успеха у читателей, которые сочтут ваши высказывания предвзятыми и ненадежными.

Аналитические навыки
Менеджеры должны владеть способностью думать - видеть организацию в целом и понимать взаимодействие между отдельными ее частями. Для получения, обработки и анализа информации, выработки основополагающих принципов, установления взаимосвязей, выявления как трудностей, так и благоприятных возможностей, формулирования выводов, принятия решений и составления планов управляющие используют аналитические навыки.

Принятие решений - ключевой момент в деятельности управляющих, требующий аналитических навыков. Многие исследователи занимались доскональным изучением процесса принятия решений и разбили его на шесть этапов.
1. Выявление необходимости принимать решение.
Менеджеры непрерывно контролируют обстановку внутри и вне организации, чтобы не пропустить изменения, способные создать проблемы, требующие безотлагательного решения, или возможности, которыми следует воспользоваться.
2. Анализ и определение возникшей проблемы или открывшейся возможности.
Менеджеры определяют их причины и устанавливают требования, которым должно отвечать будущее решение.
3. Изучение вероятных альтернатив.
Менеджеры вырабатывают несколько вариантов решения или способов действия.
4. Выбор желательной альтернативы.
После рассмотрения преимуществ и недостатков каждой альтернативы менеджеры выбирают наиболее многообещающий способ действий (который может представлять собой комбинацию из нескольких рассмотренных альтернатив).
5. Выполнение выбранного решения.
После тщательного планирования и учета реакции тех, кто будет выполнять решение, и тех, кого оно затронет, менеджеры претворяют свое решение в жизнь.
6. Оценка полученных результатов.
Менеджеры следят за результатами своих решений, чтобы увидеть, привел ли выбранный способ к достижению цели, не возникают ли новые проблемы или возможности в результате этого решения и не следует ли принимать новое решение.

Управленческие решения принадлежат к двум типам.

Программируемые решения - это повторяющиеся обыденные решения, которые принимаются на основе заранее выработанных для этого правил. Непрограммируемые решения уникальны и, как правило, не повторяются, так что их нельзя принимать на основе заранее установленных процедур или правил. Менеджеры принимают решения, опираясь на различные объемы информации, так что вероятность удачного или отрицательного результата в различных случаях неодинакова.


Статьи этой же рубрики



Mail Facebook Twitter Youtube Instagram fbmessenger