Должностная инструкция для логиста

Какова роль и место начальника отдела логистики в компании? Об этом спорят и говорят очень много, а результаты этих дискуссий воплощаются в «рыбах» соответствующих должностных инструкций (ДИ), публикуемых в открытых источниках, в т.ч. в Интернете. Чтобы не было соблазна принять их за истину в последней инстанции, журнал «Дистрибуция и логистика» попросил специалистов дать свои комментарии по этому поводу.

Наталия ОМЕЛЬЧУК,
директор департамента персонала компании УВК

– Логистика в производственной и логистической компании может значительно отличаться, поскольку первая имеет дело только с собственной продукцией, а вторая работает с разнообразными грузами клиентов, которые принимаются-хранятся-отгружаются разными партиями, в разные сроки, в разной упаковке и т.п. Поэтому и функции отдела логистики, и схема его  взаимодействия с другими подразделениями, и объем полномочий/ответственности его руководителя также вряд ли будут одинаковы. С этой точки зрения одну «рыбу» использовать вряд ли возможно.
 

К примеру, в компании, оказывающей услуги по хранению и доставке грузов, возможен вариант, когда отдел магистрально-транспортной логистики входит в состав департамента транспортной логистики. Тогда функционал руководителя этого отдела может быть примерно таким:
3.1. Разработка расписания движения и формата магистрального транспорта, оптимизация движения транспорта.

3.2. Систематический анализ загруженности магистрального транспорта по дням недели, неделям, периодам года.
3.3. Систематический анализ потребностей клиентов в сроках доставки по регионам.
3.4. Постоянное корректирование расписания движения и формата магистрального транспорта в соответствии с утвержденной процедурой.
3.5. Организация работы менеджеров отдела с целью предотвращения срывов в движении магистрального транспорта и поддержание оптимального его формата для достижения плановой себестоимости.
3.6. Обеспечение постоянной готовности подачи транспорта в нужный срок и соответствующего формата на любой РЦ предприятия в зависимости от потребностей.
3.7. Организация сотрудничества с транспортными и экспедиторскими компаниями в Украине.
3.8. Разработка системы подстраховки магистрального транспорта для быстрого решения срывов в движении.
3.9. Оптимизация использования транспорта компании.
3.10. Контроль за своевременным заказом и целевым использованием средств, выделяемых на магистральный транспорт.
3.11. Обеспечение выполнения сотрудниками отдела требований системы менеджмента качества, действующей в компании.
На мой взгляд, регламентирование деятельности любого структурного подразделения должно строиться по определенной схеме:
1. Описание бизнес-процессов и утверждение организационной структуры компании.
2. Формирование штатного расписания.
3. Разработка Положений о подразделениях.
3. Разработка должностных инструкций руководителей и сотрудников подразделений.
4. Формирование системы контроля исполнения.
 

 Предлагаем тренинги по логистике в Киеве, а также и корпоративные тренинги по Украине.

Положение об отделе определяет его цель и значение в структуре компании, организацию его работы, место в организационной схеме, взаимосвязи с другими подразделениями, систему отчетности и зону ответственности. Этот документ помогает вновь принятому руководителю отдела адаптироваться на новом месте, работающему – контролировать и оперативно управлять деятельностью вверенного ему коллектива, а также определять функции своих сотрудников, которые зависят от основных задач подразделения.
Соответственно разрабатываются и должностные инструкции (ДИ) сотрудников, в т.ч. руководителя отдела логистики. Это задача руководителя направления (директора по логистике) и менеджера по персоналу, но и сам сотрудник может принимать в этом активное участие. Утверждается ДИ приказом руководителя компании, а изменения в них могут вноситься при:
- росте или сокращении основного функционала подразделения (сотрудника);
- изменении квалификационных требований;
- изменении организационной структуры компании.

Сергей ОСЕЛЕДЬКО, директор по логистике ТД «Марс» (Луганск)

– В должностных инструкциях определяются функции, права, обязанности и место конкретного сотрудника в структуре предприятия. Если такой документ хорошо продуман, а не написан «для галочки», он избавляет руководителя от необходимости каждый раз подробно объяснять подчиненному его обязанности. В данном случае директор по логистике не должен будет подробно инструктировать руководителя логистического подразделения, если в ДИ подробно описано, что и как он должен делать.

Но на практике так получается не всегда. В частности, решение о приеме на работу во многих компаниях принимается, исходя из знаний, опыта и человеческих качеств кандидата, а требования, задекларированные в «Общих положениях» должностных инструкций, не учитываются. Не всегда выполняются и прописанные правила подчиненности и взаимоотношений в/между подразделениями – чаще они обычно изложены чисто формально, и в реальности руководителю отдела логистики трудно понять, чьи распоряжения он должен выполнять в первую очередь. 

Самому важному как для работодателя, так и для работника разделу «Должностные обязанности», как правило, уделяется больше внимания. Но, чтобы не «раздувать» ДИ до многотомного руководства к действию, в нее обычно включается только список обязанностей, а их детальное описание должно быть дополнительно изложено в регламентирующих инструкциях по выполнению того или иного бизнес-процесса, за который данный сотрудник отвечает.
«Права и полномочия» – один из самых загадочных разделов. В нем часто встречаются положения вроде: «Имеет право вносить на рассмотрение руководства предложения по оптимизации деятельности подразделения». Следует отметить, что в компаниях, которые пытаются построить качественную систему менеджмента, предложения по улучшению – не право, а святая обязанность каждого сотрудника. Или же: «Давать подчиненным ему сотрудникам и службам поручения, задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности», что означает – право выполнять свои должностные обязанности. Очевидно, логичнее в данном разделе сконцентрировать внимание на полномочиях руководителя отдела логистики представлять компанию и ее интересы, а также возможности самостоятельно, без обращения к руководству принимать определенные решения. 

Раздел «Ответственность» важен, в первую очередь, для работодателя. Но иногда его просто не включают в ДИ или ограничивают ссылками на действующее законодательство. Но, возможно, есть смысл уделить здесь внимание основаниям для объявления служебного несоответствия, чтобы потом избавить себя от долгих объяснений. А такого раздела, как «Показатели эффективности работы» в типовых формах ДИ, к сожалению, обычно вообще нет.
 

Читайте також - музыкальная труба в современной музыке: новые горизонты звучания.

В зависимости от масштабности компании и наличия разных уровней управления в сфере логистики (стратегический – постановка целей, оперативный – постановка задач и контрольный – организация выполнения задач и контроль), должностные обязанности руководителя отдела могут варьироваться. Поэтому существующие шаблоны можно использовать только как образец для создания должностных инструкций на конкретном предприятии. Кроме этого, сфера деятельности логистики довольно широка – это закупки, транспорт, экспедирование, складирование и т.д. В зависимости от рода деятельности предприятия, любое из этих направлений может оказаться приоритетным, и эта специфика также должна быть отображена в ДИ.
 

 Но прежде, конечно, – в положении об отделе логистики, которое является, по сути, должностной инструкцией для всего подразделения. В нем указывается цель деятельности отдела во главе с руководителем и приводится перечень внутренних нормативных документов, регламентирующих выполнение бизнес-процессов, с которыми сотрудник также обязательно должен быть ознакомлен.