Що таке Категорійний менеджмент у закупівлях

Що таке категорійний менеджмент? Мені найбільше імпонує визначення Mark Webbіз Future Purchasing – "Це стратегічний процес закупівлі товарів та послуг, який пов'язує бізнес-мети та вимоги клієнтів з можливостями ринку та який максимізує довгострокову цінність для організації".

Категорійний менеджмент у закупівлях займається управлінням тією чи іншою групою (категорією) товарів та/або послуг з погляду всього циклу, починаючи з визначення потреби в закупівлях і закінчуючи відстеженням того, як те, що ми закупили, впливає на кінцевий продукт, його якість і на задоволеність наших покупців.

Категорійний менеджмент передбачає ретельніший, скрупульозніший і стратегічний підхід до закупівель для досягнення максимально можливого ефекту для компанії. При такому підході передбачається дуже щільна взаємодія представників різних департаментів, особливо закупівель та внутрішніх клієнтів для досягнення довгострокових цілей та привнесення додаткової цінності для компанії.

Категорійний менеджмент передбачає управління категорією з погляду розуміння стратегічних завдань, розробки та застосування стратегічних планів, які пов'язують цілі та стратегію компанії із завданнями закупника. Такий підхід має стати частиною культури компанії, інакше він не працюватиме. Якщо в компанії немає культури довгострокового планування, то не про який категорійний менеджмент не може бути мови.

Якось я пояснювала закупникам, співробітникам мого клієнта, великої української компанії, що таке категорійний менеджмент та стратегія категорії. Так от, на мої запевнення, що це чудовий стратегічний інструмент і він працює, мені відповіли, що «у нас це просто неможливо, тому що бюджет та плани складаються максимум на 1 місяць!». Безумовно, за такого підходу займатися стратегією категорії просто безглуздо. У цій ситуації закупники просто вирішують операційні закупівельні завдання. Вони навіть не можуть думати про стратегію, оскільки їм необхідно супероперативно реагувати на запити внутрішніх клієнтів.

Як працює категорійний менеджмент на прикладі закупівель легкових автомобілів?
Кейс із практики

Велика FMCG-компанія купує автомобілі для торговельного персоналу, топ-менеджменту, середнього менеджменту. Компанія має значний штат співробітників відділу продажів зі службовим транспортом, топ-менеджмент їздить на службових машинах, періодично компанія закуповує машини для менеджерів середньої ланки як мотиваційний інструмент.
Запрошуємо Вас, на тренінги категорійний менеджмент у закупівлях. Розробка категорійної стратегії.

А тепер давайте подивимося, як тут працюватиме категорійний менеджмент.

По-перше, на самому початку має бути зроблений аналіз потреб та історії попереднього використання легкових автомобілів. Необхідно дати відповіді на такі запитання:
- Які автомобілі купувалися?
- За якою ціною?
- Як часто і чому?
- хто приймав рішення щодо закупівлі та чому?
- Які машини потрібні зараз? Цього року? У найближчі три роки?
- Для яких цілей потрібні ці машини?
- Як стратегічні цілі компанії відбиваються на цій категорії?
- Якими правилами керуватимемося при покупці автомобілів? Чи є ці правила?

Якщо використовувати категорійний менеджмент для даних закупівель, то насамперед постає питання про створення чи перегляд Політик із використання службових автомобілів (Car Fleet Policy).

На даному етапі важливо максимально залучити необхідних людей до проектної групи та провести консультації на теми:
- Як ми повинні організувати/переглянути процес використання службових легкових автомобілів з погляду HR та стратегії компанії?
- Які є у компанії фінансові ресурси для реалізації цих завдань? Це власні чи позикові кошти? Якщо позикові, то за яких умов?
- Яка буде найоптимальніша фінансова модель для цього проекту?
- Як часто ми робитимемо заміну автомобіля?
- Хто і як ремонтуватиме автомобілі?
- Хто керуватиме всім цим процесом?

Слід зазначити, що для такого проекту можуть бути розглянуті різні моделі:
1. Купівля компанією всіх машин, постановка їх на баланс та самостійне керування всім процесом.
2. Взяти машини в лізинг (можливі різні варіанти)
3. Брати у відділ продажу людей лише з власним автомобілем
4. Варіації із різною комбінацією цих моделей.

Наступним етапом після аналізу та роботи з потребами є вибір моделі та відповідно категорії, тому що кожна модель є різною категорією товарів чи послуг. Від обраного варіанта залежить, що компанія купуватиме і на якому ринку.

Також, пропонуємо тренінг категорійний менеджмент в продажах, в корпоративному форматі.  

Як наступні кроки необхідно зробити аналіз ринку, на якому компанія планує закуповувати. І тому використовуються різні інструменти, переважно запозичені з маркетингу. Це і 5 сил Портера, SWOT-аналіз, PESTED або PEST. Окремо необхідно проаналізувати ризики ринку та ризики, які можуть виникнути у роботі з існуючими постачальниками. Якщо закупівля відбувається у існуючих постачальників, то обов'язково необхідно зробити аналіз існуючих постачальників і прийняти рішення, працюєте ви з ними далі чи ні.

Всі ці етапи необхідно зробити для того, щоб ухвалити рішення, яку стратегію застосовувати для тієї чи іншої категорії і які дії повинні бути вжиті в компанії для того, щоб досягти поставленої мети.

Саме для цього і існує Портфель управління категоріями або Модель/Матриця Портфеля закупівель, що будується за двома критеріями: Вплив закупівлі на бізнес та Складність ринку, на якому відбувається закупівля.

Стратегію категорії розробляють та підписують усі залучені сторони: закупівлі, фінанси, логістика, внутрішні клієнти, HR та IT. Маючи завірену всіма стратегію категорії, в якій прописані цілі, терміни та відповідальні сторони, дуже складно відхилятися від курсу та говорити, що ви нічого не знаєте.

Таким чином, хочу зазначити, що кінцева мета категорійного менеджменту в роздробі або інших компаніях, це задоволення вимог кінцевого клієнта та досягнення максимального ефекту та цінності для компанії.

Що ще важливе? Це те, що для досягнення поставленої мети в категорійному менеджменті необхідно злагоджено працювати і домовлятися. У роздробі злагоджена робота має бути між виробником, дистриб'ютором та роздрібними мережами.

В інших компаніях, командна та злагоджена робота мають бути між закупівлями, внутрішніми клієнтами та іншими департаментами у компаніях. За моїми спостереженнями, і за відгуками професіоналів з різних ринків, саме в цьому полягає успіх категорійного менеджменту, та ще й, професіоналізм і правильне використання інструментарію, звичайно.
Цікаві та корисні статті - Як стимулювати повторні продажі? Та пропонуємо тренінг повторні продажі, ефективні способи утримання клієнтів та збільшення доходу від кожного клієнта.