Категорійний менеджмент: як закупівлі за категоріями допомагають бізнесу заощаджувати

Категорійний менеджмент (управління категоріями) — це підхід до закупівель, коли схожі товари чи послуги об'єднуються у категорії та закуповуються централізовано.  Робота з кожною категорією ведеться за своїми правилами. Управління категоріями у закупівлях допомагає компаніям зменшувати витрати, спрощувати контрактну роботу та домагатися більшої прозорості на всіх етапах закупівельного циклу: від створення замовлення на постачання товару до виконання постачальником контракту. Централізація закупівель у межах категорії при цьому дає найбільший ефект.

Категорія в закупівлях - це група однакових або подібних товарів або послуг, які можна об'єднати в рамках однієї закупівлі. У категорію можна поєднати, наприклад, все офісне приладдя, IT-обладнання або логістичні послуги.

Категорійний менеджмент, серед іншого, дозволяє об'єднати однакові чи подібні потреби відділів, департаментів, філій компанії у товарах та послугах — і закуповувати їх централізовано, в рамках однієї закупівлі, а не десятка розрізнених. Цим категорійний підхід до управління закупівлями відрізняється від ситуаційного, за якого кожен товар чи послуга закуповуються окремо. Об'єднавши потреби в однакових товарах чи послугах, компанія може вийти на ринок з великооптовим замовленням — і для постачальників таке замовлення буде вигіднішим.

*** "За даними дослідницької та консалтингової компанії Gartner, централізація закупівель у рамках стратегії категорійного менеджменту дозволяє скоротити витрати на закупівлю товарів та послуг на 15–25%."

Чому розрізнені закупівлі – це дорого?
Уявіть собі компанію із 10 філіями. Кожен закуповує послуги клінінгу та безпеки та вивезення сміття на свій розсуд, не координує закупівлі ні з центральним офісом, ні з іншими філіями. Рівень цін, терміни постачання, умови оплати різні в кожній філії. Постачальникам дезорганізація тільки на користь: локальні закупівлі не витрачають час на переговори, часто закуповують за вищими цінами.
Запрошуємо Вас, на тренінг категорійний менеджмент у закупівлях. Розробка категорійної стратегії.

В результаті:
- З'являється безліч контрактів - договір оформляється на кожне постачання. Документообіг, пов'язаний із закупівлями, «роздмухується».
- Складно контролювати закупівлі в різних філіях - потрібно багато часу, щоб просто звести докупи приватні звіти про витрати та закупівлі кожної філії.
- Легко допустити помилки в оформленні договорів, пропустити неточності під час перевірки контракту, не помітити помилкових даних щодо вартості, обсягу поставки та інших умов.

Постачальників влаштовує децентралізація закупівель - вони можуть пропонувати товари за роздрібними або дрібнооптовими цінами відразу десятку покупців.

Як працює категорійний підхід?
Припустимо, компанія наймає категорійного менеджера, який відповідає за всі закупівлі тих же послуг з клінінгу — або переводить на посаду категорійного менеджера одного із закупівельників. Він отримує від філій запити на постачання товарів, зв'язується з постачальниками, проводить закупівлю — одну замість десятка. Постачальники змушені працювати з єдиним представником компанії і щоб отримати можливість укласти контракт на оптову поставку, можуть знизити ціну, погодитися на розстрочку, запропонувати додаткові гарантії на товар.

Категорійний підхід в управлінні закупівлями маловажливих товарів та послуг після тестування можна масштабувати на критично важливих закупівлях: ІТ, виробничий парк, логістику.
Також, пропонуємо, тренінг категорійний менеджмент Catman Київ, та онлайн. 

Як впровадити категорійний менеджмент: 7 кроків, які заощадять мільйони:
1. Формування категорій.
Оцініть потреби компанії в товарах і послугах та обсяги закупівель: що закуповується і для кого, скільки витрачається на закупівлю кожного типу товарів, хто постачальники, як часто вони змінюються, за якою ціною доводиться купувати одиницю товару. Наприклад: аудит закупівель показує, що елементи кріплення закуповуються 12 підрозділами у 7 різних постачальників — це потенційна категорія.

2. Пошук нових постачальників.
Оцініть можливості зовнішнього ринку: чи є альтернативні постачальники, які можуть отримати умови поставки краще, ніж пропонують контрагенти зараз.

3. Формування алгоритму закупівель для кожної товарної категорії.
Визначте порядок роботи з кожною товарною категорією: яких постачальників плануєте залучати до закупівлі та за якими критеріями їх оцінюватимете, який формат закупівлі передбачається — тендер, прямий контракт, парасольковий договір, договір з автоматичним пролонгуванням, тендер з обов'язковою переторжкою, а також — хто бере участь у погодженні кандидатур постачальників.

4. Вибір постачальників.
Сформуйте список, до якого увімкніть як постійних постачальників, так і потенційних.
Запит комерційних пропозицій чи прайс-листів.
Дізнайтесь про тренінг робота зі складними клієнтами. Мистецтво ведення переговорів.  Розповість Наталія Дегтярьова.

5. Запросіть пропозиції у нових постачальників та попросіть актуалізувати КП старих контрагентів — як мінімум, постійні постачальники повинні перерахувати вартість з урахуванням більших обсягів постачання. Дивіться не лише на рівень цін, а й на те, як швидко постачальник відгукнувся на запит, наскільки шаблонною виявилася пропозиція — ці фактори демонструють рівень зацікавленості потенційного постачальника у співпраці.

6. Уточнення ключових та додаткових умов співробітництва.
Проведіть переговори з постачальниками по кожній категорії про деталі: логістику, умови оплати, терміни, рівень післяпродажного сервісу, гарантії, швидкість обробки рекламацій.

7. Управління контрактними ризиками.
Після того, як список постачальників сформовано, можна приступати до закупівель відповідно до категорійної стратегії. І не забувати про те, що виконання контрактів та якість роботи постачальників потрібно контролювати і періодично перевіряти.

Що дає перехід бізнесу на категорійне управління?
Компанії, які успішно впровадили категорійний менеджмент, отримують:
- Економію закупівельного бюджету - за даними експертів з консалтингових компаній Gartner та Deloitte, економія може становити 7% до 22% за основними категоріями (техніка та обладнання, логістика, IT) за рахунок консолідації розрізнених закупівель в одне велике замовлення.
- Передбачуваність цін та термінів постачання – стає простіше планувати витрати, формувати закупівельний бюджет.
- Спрощення документообігу - договорів просто меншає.
- Зниження ризиків збоїв поставок - завдяки можливості створювати пули резервних постачальників у кожній категорії та укладення довгострокових контрактів.
- Менше рутинної роботи для підрозділів - закупівлями керують централізовано, співробітникам у філіях та департаментах не потрібно шукати підрядників та погоджувати умови.
- Прозорість та контроль витрат - простіше відслідковувати, на що і як витрачаються гроші, і впливати на стратегію закупівель.

Категорійний менеджмент — це стратегія, яка потребує зусиль, але навіть перші кроки до централізації закупівель допомагають навести лад у закупівлях та скоротити витрати.
Корисні статті для бізнесу, як продавати по телефону, найефективніші техніки?, А також, що таке категорійний менеджмент у закупівлях, і навіщо він потрібен?