Як правильно ставити завдання, щоб працівники їх виконували

Ефективність керівника залежить від цього, наскільки добре працюють його підлеглі. У його компетенції входить вміння давати завдання так, щоб вони були виконані точно як потрібно. Однак так виходить не завжди. Буває, що співробітник не почув, не зрозумів, неправильно витлумачив і тоді пиши зникло.

Так як багато хто вважає, що ефективні менеджери тільки і роблять, що віддають розпорядження своїм підлеглим. Проте це показник ефективності. Накази — метод управління для надзвичайних ситуацій, а справжні менеджери не наказують, а спрямовують та мотивують співробітників, допомагаючи їм визначити найкращий шлях вирішення завдань. У цьому їм допомагають відкриті запитання.

Накази припускають, що ви кажете конкретній людині, що він повинен зробити: "Надішліть мені цей файл", «Розплануйте бюджет» тощо. Вчиняючи так, ви не дозволяєте людині навіть подумати, як краще підійти до виконання завдання. Все, що він може зробити, - це чітко дотримуватися ваших інструкцій. Таким чином, ви пригнічуєте творче та критичне мислення підлеглого.

Замість того, щоб давати розпорядження, ефективні менеджери вказують напрямок та діляться інструкціями. Вони кажуть співробітникам, який результат хочуть бачити, і дають можливість проявити себе.
Читайте також, онлайн тренінг ефективні методи переговорів: техніки та стратегії, і онлайн тренінгм Результативні переговори в бізнесі, від А до Я.

Краще обговорювати проблему, а не наказувати
Віддавати співробітникам накази — не найефективніший підхід. Набагато продуктивніше використовувати іншу методику — описати обсяг роботи або завдання, яке має бути вирішене, вислухати ідеї та обговорити результат. Більшість людей потрібно до певної міри контролювати, щоб вони не відхилялися від наміченої мети. Відповідно, завдання керівника у тому, щоб правильно описати цю кінцеву мету. При цьому на запитання "Як саме здійснювати задумане" співробітник відповідає сам — це стимулює інтерес до завдання і підживлює творче мислення.

Коли ви розповідаєте співробітнику про те, що ви очікуєте від нього отримати, ви надаєте йому свободу дій — він може сам вирішувати, як краще виконати завдання. І хоча його ідеї не завжди можуть відповідати вашому уявленню про найкращий метод вирішення завдання, важливо визнавати той факт, що це нормально. Будь-яка робота може мати кілька ефективних методів реалізації. Можливо, саме ваш співробітник запропонує найкращий метод.

Завдання потрібно подавати у форматі проблем. Тобто важливо описати основну проблему, яка буде вирішена завдяки виконанню тієї чи іншої роботи. Якщо це можливо, напишіть цілі роботи. І тільки потім запитайте: "Як ви плануєте вирішувати це завдання?".

Додатково не зайвим буде поставити такі відкриті запитання:
- Які підходи можна, на вашу думку, застосувати для виконання цього завдання?
- Який із підходів вам ближче?
- Які переваги цього підходу?
- Які потенційні ризики можуть виникнути?
- Яка допомога вам знадобиться від мене чи інших колег?

Такі питання розширюють можливості співробітників. Замість того, щоб вимагати від них відповідності вашим уявленням, ви підштовхуєте їх ширше мислити, аналізувати завдання та оцінювати ризики. Крім того, ваша готовність дозволити їм вибрати один підхід із запропонованих показує, що ви довіряєте їм у прийнятті рішень.

Важливо фіксувати конкретні результати
Всі накази, як правило, стають зрозумілими при описі завдання, а ось бажані результати, якщо вони не промовляються, створюють ґрунт для різних інтерпретацій. Тому, коли ви ставите завдання, вам потрібно чітко визначати результати, які ви очікуєте побачити.

Наприклад, ви можете звернутися до працівника з таким проханням: «Мені хотілося б, щоб ви переглянули дані за минулий місяць». А можете сформулювати її точніше: «Будь ласка, перегляньте дані за минулий місяць. В ідеалі я хочу почути від вас рекомендації щодо того, які дії ми повинні робити далі. Команді менеджерів потрібні ідеї щодо інвестицій у нові проекти, і ваша участь у цьому питанні дуже важлива. Зустріч відбудеться у четвер, тому, якщо ви зможете проаналізувати дані до вівторка, ми матимемо час на те, щоб обговорити з вами висновки та рекомендації під час нашої щотижневої зустрічі в середу вранці. Дякую!».

Визначаючи завдання, завжди наголошуйте на наступних деталях:
- Що ви просите.
- Контекст завдання.
- Передбачувані результати.
- терміни або за необхідності конкретна дата виконання.
– Ваша оцінка зусиль людини.

             7 комунікаційних правил під час постановки завдань
- Не забувайте про контекст, коли ставите завдання. Люди роблять усе можливе, коли розуміють важливість завдання у контексті бізнес-мети.
– Будьте конкретними. Позначте, коли завдання може вважатися виконаною, використовуйте будь-які стандарти якості.
- Звертайтеся до співробітника шанобливо. Важливим є і тон, і слова, які ви скажете — вони мають сприйматися позитивно. Від цього залежатиме ставлення працівника до справи.
- Дайте співробітнику можливість ставити запитання. Цей підхід сприяє зміцненню зв'язку між співробітником та керівником та підвищує ймовірність успішного результату.
– Довіряйте своєму співробітнику. Боріться з мікроменеджментом та постійним прагненням контролювати всі процеси. Той, хто правильно ставить завдання, довіряє людям.
- Зміцнюйте довіру. Дякуйте або давайте позитивний зворотний зв'язок, коли робота виконується належним чином.
- Давайте конструктивний зворотний зв'язок. Якщо завдання виконується неналежним чином, то критикувати роботу співробітника потрібно у справі, чітко та обґрунтовано.

Маючи нагоду, пропонуємо онлайн тренінги Майстер закупівель: результативні переговори та управління постачальниками, а також, онлайн тренінги Переговори з торговельними мережами: війна чи партнерство.