Як використовувати GAP-аналіз. Ключові етапи GAP-аналізу

У житті ми часто порівнюємо наші плани із отриманим результатом. Іноді очікування виправдовуються, а часом дійсність перевершує їх. Але часто мрії розходяться з реальністю. Так буває й у бізнесі. Згадаймо відому фразу: "Хотіли як краще, а вийшло як завжди".

Для того, щоб плани реалізовувалися з найбільшою точністю, використовується GAP-аналіз. Як застосовувати цей інструмент в управлінні персоналом, знаємо разом з експертами системи "Потік Оцінка 360". Це платформа для оцінки компетенцій співробітників із просунутою аналітикою та миттєвими планами розвитку від GPT.

* Що таке GAP-аналіз?
GAP-аналіз – це спосіб порівняння та процес дослідження відмінностей між поточним станом та бажаним. За допомогою GAP-аналізу виявляють гепи - прогалини або розриви. Пробіл розглядається як відстань між тим, де ми знаходимося, і тим, де ми маємо намір бути.

Вперше такий аналіз провів Дж. Майкл Скотт з університету Айдахо. Вчений за допомогою аналізу розривів проаналізував місця проживання птахів, які перебувають під загрозою зникнення на Гаваях. В результаті було створено національний заповідник.

Завдання GAP-аналізу:
- оцінка поточних показників та порівняння з плановими;
- Виявлення областей, що вимагають зміни, оптимізації;
- Вибудовування пріоритетів для наступних дій.

У бізнесі метод GAP-аналізу застосовується для дослідження компанії в цілому та окремих процесів: у плануванні, випуску продукції, отриманні прибутку, управлінні персоналом, розвитку талантів.

Наприклад, планується масштабування компанії. Для цього оцінюється поточна штатна чисельність, порівнюється з обсягом нових завдань та плануються заходи. Виділяється ключовий персонал, ставиться завдання щодо найму нових співробітників, навчання працюючих і т.д.
Наша компанія пропонує оптимізація складських та логістичних процесів, а також, корпоративні тренінги з логістики в Україні.

* Як проводити GAP-аналіз?
Основа GAP-аналізу – це дані. Вони збираються різними методами: вивчення документації, показники успіху (KPI), інтерв'ю, опитувань. За рахунок порівняння фактів та очікувань забезпечується наочність та об'єктивність оцінки бізнес-процесів.

За підсумками GAP-аналізу складається план, який описує покроковий процес змін. Його мета — скоротити розрив між поточним та запланованим станом. Якщо у визначенні бажаного стану допущені помилки або бракує даних, у плануванні можливі стратегічні помилки.

* Ключові етапи GAP-аналізу:
- збір даних про поточний та очікуваний стан;
- порівняння реальних показників та бажаних, визначення наявності розриву та опис їх;
- аналіз причин та підготовка плану дій;
- робота над реалізацією плану, розробка шляхів скорочення прогалин;
- моніторинг та коригування.

Для вирішення різних бізнес-завдань можуть використовуватись спеціальні інструменти для аналізу та роботи з пробілами:
- McKinsey 7-S - аналіз структури компанії за 7 показниками: цінності, стратегія, структура, система, персонал, стиль, навички;
- SWOT-аналіз – дослідження внутрішніх та зовнішніх факторів, що впливають на продукти, проекти, персонал;
- модель Надлера-Ташмана описує бізнес-процеси та вплив розривів на ефективність компанії;
- Оцінка 360 градусів – метод аналізу професійних та особистих якостей співробітників за допомогою анонімного опитування.

** Види GAP-аналізу
Стратегічний — допомагає виявити розрив між чинною стратегією компанії та цілями, яких вона прагне досягти.
Застосування: використовується, коли бізнес готується до запуску нового напряму, планує змінити модель роботи чи вийти іншу країну.

Фінансовий – оцінює невідповідність між фактичними та запланованими показниками: виручкою, прибутком, рівнем рентабельності.
Застосування: підходить, якщо, наприклад, фактична маржинальність товарів нижча за очікувану, витрати перевищують бюджет або фінансові прогнози розходяться з реальністю.

Продуктовий – фіксує різницю між поточними характеристиками продукту та очікуваннями аудиторії чи цілями компанії.
Застосування: використовується, якщо попит товару знизився, конкурентні аналоги показують кращі результати, чи користувачі регулярно залишають скарги.

Маркетинговий показує, наскільки реальне становище бренду (частка ринку, впізнаваність, лояльність клієнтів) відрізняється від цільових показників.
Застосування: необхідно, якщо потрібно посилити позиціонування, скоригувати стратегію просування або проаналізувати ефективність рекламних каналів.

Операційний — допомагає визначити, які елементи бізнес-процесів працюють нижче за норму порівняно з еталонними показниками. Це може бути терміни виробництва, швидкість доставки чи відсоток шлюбу.
Застосування: використовується, коли компанія прагне знизити витрати, оптимізувати процеси та підвищити їхню результативність.

Особистий — показує різницю між наявними компетенціями та навичками, і тими, які необхідні досягнення кар'єрних чи особистих цілей.
Застосування: підходить, якщо людина хоче освоїти нову професію, підвищити рівень доходу чи покращити свою ефективність у поточній сфері.

* Умови для проведення GAP-аналізу
Щоб аналіз був ефективним, важливо:
- мати достовірні дані про поточний стан компанії чи процесу;
- чітко позначити цільові показники (зазвичай кількісному вираженні);
- залучити до обговорення керівників чи відповідальних співробітників, які зможуть не лише оцінити причини розривів, а й запровадити зміни на практиці.

* Як виконати аналіз розривів?
GAP-аналіз допомагає побачити розрив між поточним становищем компанії та тим, чого вона прагне. Завдяки цьому методу можна зрозуміти, які ресурси та дії потрібні для досягнення цілей. Зазвичай він проводиться у кілька етапів. Нижче докладно розберемо кожен крок.

Крок 1. Сформулювати цільовий стан.
Перше, з чого починається GAP-аналіз, - це постановка чіткої та вимірної мети. Саме з нею порівнюватиметься ситуація.

Мета може виражатися в різних показниках:
- Створення компанії, в якій співробітники хочуть працювати;
- Випуск продукту високої якості, що викликає гордість у команди;
- Зростання продажів до певного рівня, що забезпечує стабільний грошовий потік;
- збільшення частки ринку та вихід у нові сегменти;
- зниження витрат за збереження якості.

Важливо, щоб цільовий орієнтир був конкретним, зрозумілим та відповідав стратегії компанії.

Крок 2. Зафіксуйте поточне положення.
Далі необхідно докладно описати, де знаходиться бізнес зараз. І тому використовують самі показники, якими визначається кінцева мета.

Наприклад:
- якщо метою є зростання продажів - заміряють їх фактичний обсяг;
- якщо ціль - прискорення доставки, фіксують поточні терміни;
- якщо йдеться про підвищення якості продукту, оцінюють рівень шлюбу чи кількість скарг клієнтів.

Так створюється знімок поточної реальності, з якого стартує подальший аналіз.

Приклад:
– Зараз інтернет-магазин обробляє 100 замовлень на день, доставка займає близько 14 днів.
- Бажаний стан: 200 замовлень на день та доставка за 3 дні.

Крок 3. Визначити ключові розриви
На цьому етапі виявляють різницю між тим, що є, і тим, що має бути. Розрив може виражатися у нестачі ресурсів, недосконалих процесах чи слабких сторонах продукту.

Причини розриву бувають різними:
- Нестача кваліфікованих співробітників;
- застаріле обладнання чи технології;
- Неефективна маркетингова стратегія;
- слабка логістика;
- Низька задоволеність клієнтів.

Головне завдання – чесно та детально зафіксувати всі бар'єри, які заважають досягти мети.

Крок 4. Скласти план ліквідації розривів.
Після того, як визначено перешкоди, розробляється конкретний план дій. Він має бути реалістичним, поетапним та враховувати пріоритети.

Приклади кроків:
- Провести опитування чи інтерв'ю з клієнтами, щоб зрозуміти, які поліпшення їм потрібні;
- оптимізувати маркетингові кампанії та впровадити нові канали просування;
- оновити обладнання чи модернізувати технологічні процеси;
- найняти нових співробітників чи провести навчання поточних;
- Поліпшити систему контролю якості;
- Впровадити IT-рішення для автоматизації завдань.

Крок 5. Втілити план у життя.
На фінальному етапі компанія починає працювати за наміченою програмою. Дуже важливо контролювати процес та регулярно заміряти прогрес.

Що потрібно враховувати:
- стежити за досягненням проміжних цілей;
- аналізувати ефективність вжитих кроків;
- за необхідності коригувати план залежно від ситуації;
- документувати результати, щоб використати досвід у майбутньому.

Таким чином, реалізація плану перетворюється на постійний цикл: дія – оцінка – коригування – новий крок.