Як керувати співробітниками при віддаленій роботі

Які проблеми в управлінні онлайн виникають і способи їх вирішення?
Створення "віддалених команд" і віддалене управління бізнесом - це навички, якими лідери найчастіше повинні опанувати постковидні часи. Ми хочемо поділитися методами, як керувати співробітниками дистанційно.

Створивши міні-опитування серед керівників, ми дізналися з якими труднощами найчастіше стикаються керівники. Зараз ми їх розберемо докладніше.

Проблеми з дистанційним керуванням командою.

Оскільки віддалена робота стає все більш поширеною, ось деякі з найпоширеніших проблем при керуванні віддаленою командою:
- немає інструмента, необхідного підтримки зв'язку з командой;
- немає програми підзвітності;
- не завжди відомо, чи дійсно працює співробітник;
- немає чітких ролей та завдань;
- Відсутність згуртованості команди;
- Складність контролю за роботою персоналу.

Давайте розберемо все за пунктами!
1. Не завжди є можливість терміново зв'язатися зі співробітником з важливого питання, адже буває у робочий час він не в мережі!
Причини: відсутній налагоджений механізм зв'язку з персоналом.

Рішення: вибрати відповідний канал зв'язку, заздалегідь обговорити, в який час співробітник повинен бути онлайн, встановити мінімальний час очікування (наприклад, відповідь має прийти протягом години в робочий час). Якщо у вас кілька виконавців, підійде спілкування в соціальних мережах або месенджерах, якщо вам потрібно спілкуватися з відділом кількох людей, використовуйте корпоративні чати, робочу пошту, сервіси на зразок Slack.
Ми пропонуємо відео тренінги з логістики, а також, відео тренінги з продажу, для компацій, це буде котрібно і корисно. 

2. Низька ефективність віддаленої роботи.
Ви поставили терміни та KPI, запустили СРМ додали співробітників у чат компанії, а деякі з них все ще зайняті.

Причини: занадто багато факторів будинку, що відволікають, відсутність мотивації.

Рішення:
- Встановіть чіткі, але розумні терміни для кожного завдання та кожного співробітника (перетинається з попереднім пунктом).
- Розробити систему звітності, наприклад, раз на тиждень кожен співробітник вносить інформацію до таблиці або звітує на онлайн-нараді.
- Мотивувати працівників працювати на результат. Ви можете виплачувати бонуси тим, хто перевиконує план, додавати % за обсяг чи нагороджувати кращого співробітника у відділі щомісяця.
- збільшити заробітну плату. Типова проблема, особливо з фрілансерами, полягає в тому, що коли у художників не вистачає грошей, вони шукають підробітку або більш високооплачувані проекти. У кращому разі фрілансер поєднає кілька проектів (що позначиться на ефективності), у гіршому — піде до клієнта на вигідніших умовах.

Фахівець має бути зайнятий. Занадто мало завдань призводить до простоїв, простої призводять до лінощів і падіння дисципліни, професіоналізму та енергії. Гарний темп роботи – це коли є коло завдань та постійна координація. Якщо вам справді потрібна хороша дисципліна, планерки краще проводити на відео, щоб ви могли бачити обличчя всіх і розуміти, хто в якому стані. Під час телефонних дзвінків співробітники повідомляють про свої плани на день та висловлюють завдання, які були виконані напередодні

3. Незрозуміло, як працівник проводить свій робочий час.
Причини: Система оцінки ефективності не встановлена.

Незрозуміло, як працівник проводить свій робочий час. Керівником не налагоджено щоденне планування для співробітників, немає "бойового плану" на день.

Рішення: Тут слід зазначити, що контроль присутності співробітника на робочому місці не є віддаленою роботою. На відстані можна лише оцінити ефективність роботи та своєчасність виконання завдання. Найскладніше встановити терміни і KPI.

Які послуги допомагають контролювати продуктивність:
- CRM
- сервіси коллтрекінгу із записом дзвінків;
- послуги з управління проектами;
- Програмне забезпечення, яке відстежує, скільки часу було витрачено на конкретне завдання (Tmetric).
Якщо вам все ж таки не терпиться проконтролювати, як саме співробітник проводить час за комп'ютером, тобто спеціальні програми, такі як Kickidle і DeskTime Pro. Програма робить скріншоти екрана робочого монітора та фіксує відсутність співробітника. Це необхідно, щоб відстежувати, хто насправді працює, а хто зависає на YouTube або публікує котиків у соціальних мережах.

4. Відсутність поставлених чітких завдань.
Вас не буде поруч із співробітниками, і ви не зможете вказати пальцем, що, кому і в якому порядку виконувати завдання. Один співробітник може здати завдання того ж дня, інший через тиждень, керівник першого відділу вирішує завдання другого відділу, у всіх різні канали зв'язку — загалом бардак у роботі команди. А якщо ставити завдання у листуванні, завжди є ризик, що співробітник щось не зрозуміє або просто "пропустить" повідомлення, і щоразу йому доведеться його шукати.

Причини: немає чіткої системи розподілу завдань та ролей.

Чіткі цілі вирішують усе. Підкажіть, що робити і чому. Наведіть приклади роботи та опишіть, який має бути ефект. Встановіть точну дату (дату доставки): не через 2 дні, а до 17.00 годин 24 лютого.

Рішення: Повинна бути встановлена чітка ієрархія – хто відповідає, коли і як передається робота. Наприклад, раз на тиждень ви як керівник проводите зустріч у Zoom з керівниками відділів, де всі звітують + надсилають звіти вам в електронному вигляді. Менеджмент, у свою чергу, організує роботу на аутсорсі в Trello, спілкується через Telegram, встановлює конкретні дні/години виконання робіт, встановлює терміни та показники виконання кожного завдання. Або можна використовувати CRM-системи. Ви можете ставити завдання одному чи кільком співробітникам одночасно, встановлювати точні терміни, ділити великі проекти на підзавдання тощо. Альтернативою CRM є безкоштовний сервіс Trello, що реалізує принцип канбану: кожне завдання є карткою і проходить по колонках залежно від стадії виконання. Trello часто використовують веб-студії, маркетингові агенції та інші ІТ-компанії.

Щоразу, коли ставите завдання, переконайтеся, що співробітник зрозумів і прийняв його. Може бути таке, що CRM просто не надішле йому повідомлення, і він не знатиме про роботу.

5. Відсутність згуртованості команди та погана комунікація між співробітниками.
Причини: немає послуг зв'язку, не ведеться робота щодо зміцнення зв'язків між членами колективу.

Відсутність згуртованості команди

Рішення: Варто зазначити, що командна робота потрібна не скрізь. Наприклад, якщо художник працює із контент-менеджером, йому не обов'язково спілкуватися з іншими авторами. Але якщо говорити про відділ продажу, де від кожного співробітника залежить виконання всього місячного плану, то тут є кілька шляхів вирішення проблеми:
- використання сервісів для командної роботи, де кожен співробітник може бачити та відстежувати хід виконання завдань колег - Trello, Todoist, Slack;
- обов'язково створення чатів для неформального спілкування працівників;
- проведення заходів щодо підтримки командного духу та розвитку психологічних зв'язків між членами колективу;
- Впровадження у роботу сервісів гейміфікації – крім роботи у команді вони служать підвищення мотивації.

Набір програмного забезпечення для організації віддаленої роботи.
- Для обліку робочого часу користуємось програмою Time Doctor.
Планувальники завдань. Різні Trello, Basecamp, "Мегаплан". Будь-які планувальники, які допомагають сформувати план на тиждень, день, контролювати в реальному часі.
- Усі програми для спільної роботи з документами – Google Документи (Google Docs).

Правильне управління віддаленими працівниками підвищує прибуток підприємства, оскільки вони працюють ефективніше. Організуйте комфортне спілкування, чітко регламентуйте завдання, мотивуйте співробітників працювати краще. Не забувайте про вимір ситуації, надання доступу до спільного погляду на ситуацію, підвищення кваліфікації фахівців. І не забувайте, що форс-мажорні обставини можуть торкнутися будь-кого.
Читайте - що таке коучинг, що дасть коучинг для бізнесу?  

Також якщо ви хочете прокачати свої навички або навпаки навчитися керувати або спілкуватися зі співробітниками. Наш навчальний центр може допомогти вам у вашому розвитку та досягнень цілей. Ми підготували дві комплексні програми.

"Пульт управління" – комунікативний тренінг для керівників, який допоможе розвинути управлінські навички та дозволить не просто зрозуміти основні принципи управління, а й відточити практичні навички взаємодії з підлеглими.

"Шпори для боса" – тренінг із управлінських навичок. Результати співробітників та компанії багато в чому залежать від того, наскільки ефективно керівник користується інструментами керування. Завдання курсу дати керівнику "робітники", максимально практичні принципи, техніки, прийоми та інструменти.

Завдяки курсам ви зможете стати ефективним менеджером та навчитеся правильно позиціонувати себе у своїй професійній кар'єрі.

Встигніть пройти навчання та отримати хороший досвід та приємні емоції. Докладніше.
Читайте - Михаил Зборовский, хто він?