Як ефективно управляти товарними запасами у торгівлі

Постачання, приймання, зберігання, продаж, списання — кожен із сотень товарів магазину проходить довгий шлях. Якщо процес не організований, продукція може переповнювати склад або надто швидко закінчуватись на полицях. Розкажемо, як власнику магазину вчасно поповнювати товарні запаси, навіщо знаходити серед своїх товарів найходовіші та як у цьому допоможе автоматизація.

Поняття та види товарних запасів.
У спальному районі міста відкрився магазин великої торгової мережі. У торгових залах та на складі роздрібної точки одночасно знаходяться тисячі одиниць продукції різних товарних груп: молоко, гречка, макарони, баклажани, морозиво, печиво, зубні щітки, мило та інше. Всі товари, які є у магазину для продажу покупцям, називають товарними запасами (ТЗ). Також до ТЗ відносять витратні матеріали, які необхідні виконавцю для виконання робіт або надання послуг. Наприклад, одноразові рукавички, пилки, лаки для нігтів у манікюрному салоні чи продукти для ресторану.

Товарні запаси можна виміряти в абсолютних одиницях. Наприклад, у натуральному виразі – 1000 банок консервованої кукурудзи, 100 кг картоплі, 10 ящиків помідорів, або у вартісному виразі – партія щоденників на 65 тисяч гривень. Ще розрахунку можна використовувати відносний показник — час товарообігу. Наприклад, поточних запасів йогурту вистачить п'ять днів продажів.

Залежно від призначення товарні запаси бувають:
- поточні - потрібні для щоденного товарообігу в магазині, наприклад, сир, кефір, сметана в лавці кисломолочних продуктів;
- сезонні – допомагають реагувати на підвищений попит під час певних періодів торгівлі, наприклад, солодкі подарунки перед Новим роком, кепки та купальники влітку;
- Страхові - додаткова кількість товару, яке зберігають на складі на випадок, якщо різко зміниться попит, затримаються поставки або відбудуться інші непередбачувані обставини.

* Основні завдання управління запасами на підприємстві торгівлі.
Щоб торгова точка працювала безперебійно, необхідно налагодити ефективне управління запасами. Інакше є ризик опинитися в одній із крайнощів: порожні полиці магазину чи переповнений склад. Обидві ситуації магазину невигідні: торгова точка втрачає покупців та прибуток, або витрачає більше грошей на зберігання та списує зіпсований товар, який не встигли реалізувати.

Як вести облік у роздрібній торгівлі?
Система управління товарними запасами потрібна з кількох причин.

- забезпечити достатню кількість товарів. Коли клієнти завжди бачать на полицях товари, які звикли купувати це позитивно впливає на лояльність. Якщо ж звична продукція буває через раз, магазин втрачає прибуток від продажів, що не відбулися.

- Мінімізувати ризики затоварювання та дефіциту. Нормування товарних запасів, облік продукції, планування попиту допомагають знаходити баланс між зниженням складських залишків та їх своєчасним поповненням.

- оптимізувати витрати на зберігання. Коли товар не залежується, то торгова точка може заощадити на оренді складів, страхуванні продукції, оплаті послуг співробітників складу.

- Підвищити оборотність запасів. Чим швидше продукція залишає торговельну точку, тим більше заморожених оборотних коштів вивільняється. Ще це знижує ризики старіння та псування.
Пропонуємо, корпоративні тренінги в2в, а також, тренінги як мотивувати продавців, з чого починати ? 

* Особливості роботи із запасами та ознаки неефективного управління
Одні магазини зосереджуються на ширині асортименту: продають і електроніку, і косметику, і одяг. Інші фокусуються на глибині асортименту: можна продавати одну категорію товарів, але у десятках різних варіацій.

В обох випадках потрібно визначити оптимальний розмір замовлення для кожного товару, стежити за його залишками та вчасно заповнювати запас, не допускаючи дефіциту. Ще потрібно враховувати розміри торгових площ, умови поставки від кожного контрагента, динаміку попиту для кожного виду продукції.

На те, що в управлінні товарними запасами є помилки, вкажуть такі ознаки:
- постійні дефіцит чи надлишки продукції,
- Високі витрати на зберігання запасів,
- відтік покупців,
- багато прострочених чи застарілих товарів,
- періодично не вистачає місця для зберігання,
- компанія затримує замовлення клієнтам,
- клієнти часто відмовляються від замовлень,
- Співробітники крадуть зі складу.

Якщо компанія стикається з цими проблемами, варто подумати над ефективністю управління товарними запасами.

*** Методи управління товарними запасами у торгівлі.  Розповість Ярослав Степченко бізнес тренер, консультант.
Керувати запасами на складі можна одним із трьох способів: вручну, за допомогою електронних таблиць та в обліковій програмі.

Вручну. Фахівець, відповідальний за склад, періодично вважає залишки продукції, а коли їхній рівень наближається до незнижуваного, робить замовлення. Усі цифри фіксують у журналі, товарному звіті за формою ТОРГ-30, чи файлі на комп'ютері — жодної автоматизації. Такий спосіб підійде, якщо позицій продукції мало до 10.

Електронні таблиці. Дані про кількість запасів вносять до таблиці. Програма автоматично розраховує зміни обсягів товарів, вартості залишків. Однак контролювати оптимальний рівень запасів за допомогою таблиць неможливо, що може призвести до помилок і неточностей. Що більше товарних груп, то ризики вищі.

Програми складського обліку. Є спеціальні сервіси, які дозволяють автоматизувати процес відстеження товарних залишків та нових замовлень, коли вони потрібні. Перераховувати продукцію на складі вручну не доведеться – продані одиниці списуються автоматично. Торговим мережам, рітейлу з безліччю груп товарів та великими обсягами продажів без облікових програм не обійтися. У деяких програмах також є функція аналітика АВС/XYZ-аналізу.
Читайте, Моделі та системи управління запасами, і звісно про  Категорійний менеджмент: як закупівлі за категоріями допомагають бізнесу заощаджувати, а також, що таке категорійний менеджмент у закупівлях, і навіщо це потрібно ?