Gap-аналіз що це. Етапи проведення GAP-аналізу

Багато хто знає мем "очікування проти реальності", але мало хто замислюється про те, як саме скоротити розрив між тим, де ви зараз, і тим, чого хочете досягти. Один із простих та ефективних способів – використовувати gap-аналіз. Цей інструмент стратегічного планування допомагає не лише бізнесу, а й кожній людині, яка ставить перед собою серйозні цілі.

Gap-аналіз що це?
Gap-аналіз - це методика, що дозволяє визначити розбіжність між фактичним станом справ та бажаним результатом. Вона допомагає виявити відсутні елементи, перешкоди та зони для покращення. Слово "gap" перекладається з англійської як "розрив", звідси і назва методу. Хоча точного автора підходу не зафіксовано, вперше він почав активно використовуватись у бізнес-аналітиці та управлінні стратегією у другій половині XX століття і досі залишається актуальним.

* Для чого застосовується gap-аналіз?
Головне завдання методу - підсвітити бар'єри, які заважають організації або людині перейти з поточної точки в бажаний стан. Gap-аналіз широко використовують у стратегічному менеджменті, маркетингу, продажах, HR-процесах, розробці цифрових продуктів і навіть в освітніх проектах.

Ось ситуації, де gap-аналіз особливо корисний:
- продажу продукту значно нижчі від прогнозованих значень, і треба зрозуміти, де слабка ланка;
- Клієнти йдуть до конкурентів, і компанія не може точно визначити причину;
- Організація будує довгострокову стратегію і хоче вибудувати точний маршрут від поточного рівня до амбітних цілей.

Приклад: gap-аналіз для онлайн-школи, яка збільшує кількість студентів.
Онлайн-школа запустила новий курс, на сайт прийшло 7500 осіб, але тільки 36 купили навчання (конверсія 0,5%). Ціль — збільшити показник хоча б до 4%. Розрив становить 3,5%. Аналіз показав, що користувачі не знаходять достатньої інформації про програму та викладачів, а процес оплати здається надто складним. Отже, для досягнення мети необхідно спростити форму реєстрації, додати відеопрезентацію курсу та соціальні докази (обговрення, кейси).
Наша компанія пропонує оптимізація складських та логістичних процесів, а також, бізнес консалтинг у логістиці в Україні.

Чому gap-аналіз важливий для маркетологів?
Для фахівців у галузі маркетингу цей інструмент відіграє особливу роль. Його можна використовувати для:
- оцінки ефективності продажів. Якщо фактичні показники продажів не збігаються з плановими, gap-аналіз допомагає зрозуміти, які саме фактори обмежують зростання та куди направити ресурси.
- Перевірки реалістичності планів. На стадії мозкового штурму можна заздалегідь зіставити наявні ресурси з передбачуваними кроками. Це знижує ризик відірваних від життя планів і допомагає скоригувати стратегію.
- Бенчмаркінг. Порівнюючи свою компанію з лідерами ринку, маркетологи можуть визначити, у чому саме є відставання, і намітити кроки для скорочення розриву.
- Аналіз маркетингових кампаній. Іноді рекламні вкладення приносять менший результат, ніж передбачалося. Gap-аналіз допомагає з'ясувати, на якому етапі губляться клієнти та які інструменти варто покращити чи замінити.

* Цілі та показники gap-аналізу.
У ролі орієнтирів, із якими порівнюють поточну ситуацію, можуть бути різні типи целей:
- заплановані результати;
- Розрахункові показники;
- Досягнення конкурентів;
- рівень лідерів галузі;
- Середні значення ринку.

Для проведення аналізу використовують додаткові методи залежно від конкретного завдання. Наприклад:
- при оцінці трафіку сайту – інструменти веб-аналітики;
- при розборі проблем з продажами - ABC- або XYZ-аналіз асортименту;
- при порівнянні з конкурентами – SWOT або PEST-аналіз.
Поради - як стати добрим керівником: поради для ефективного управління? А також, Організація навчального процесу, з чого потрібно починати? 

! Приклад: gap аналіз у рітейлі. 
Мережа магазинів поставила за мету збільшити продажі певної категорії товарів на 20% за квартал. Фактично зростання становило лише 8%. Розрив у 12% показав, що причиною стала нестача рекламних акцій та слабка викладка у торговому залі. В результаті компанія вирішила запустити промо-кампанію, покращити мерчандайзинг та провести навчання продавців.

* Плюси та мінуси GAP-аналізу
До плюсів техніки можна віднести:
- Простоту виконання. Достатньо порівняти сьогоднішній та запланований результат.
- Універсальність, що дозволяє застосовувати ГЕП метод для будь-якої компанії, людини або відрости.
- Можливість оцінити потенціал компанії чи проекту, скласти ефективний план мінімізації втрат.

Його недоліки:
- Аналіз визначає лише явні причини відхилень, не враховуючи безліч другорядних факторів.
- Він націлений на досягнення запланованого результату без перегляду та коригування планів, які можуть бути не досить актуальними чи точними.

* Етапи проведення.
Для аналізу необхідно зібрати необхідну інформацію. Подальший процес складається з наступних етапів:
- вивчення поточного стану. Насамперед складають прогноз стану справ у компанії. Дається оцінка того, яких позицій може досягти організація. Визначаються переваги, які вона отримає завдяки впровадженню тих чи інших змін.
- оцінка досяжності. Розрив має бути переборним з урахуванням наявних у розпорядженні компанії технологій та системи менеджменту. І тому під час аналізу виявляються можливі обмеження. Якщо розрив буде надто значним, план змін коригується, або поділяється на невеликі відрізки, що забезпечують невеликі позитивні зміни (інкременталізм).
- прогнозування, розробка сценаріїв. Загальний розрив розбивається на окремі елементи за функціональною, територіальною, галузевою ознакою. Надалі вони використовуються для планування. Плани формуються з урахуванням груп потреб, які впливають усунення розривів між поточним становищем і майбутнім. Потреби можуть бути комунікаційними, фінансовими, технічними, інформаційними чи іншими.
- створення планів дій. На цьому етапі створюється докладний опис заходів щодо ліквідації розривів із залученням співробітників, каналів збуту, конкурентів, урядових служб.
Читайте про - Поняття мотивації та її важливість для досягнення успіху, а також і про Методи управління персоналом: як ефективно керувати співробітниками? 

** Типи GAP-аналізу.  
Ми вже згадували у тому, що це аналітичне дослідження проводиться у багатьох сферах. Розглянемо деякі з них докладніше:

Дефіцит продукту або ринку.
За статистикою, до 93% релізів нових товарів виявляються невдалими. Для вирішення цієї проблеми проводиться аналіз дефіциту ринку. Він вивчає конкуруючі продукти та підприємства, допомагає виявити недоліки в характеристиках чи рекламі продукту, стратегії його просування на ринку для отримання прибутку з ринкових перспектив.

Стратегічний аналіз прогалин.
Порівнює поточну продуктивність із довгостроковими показниками, затвердженими у п'ятирічному чи стратегічному плані розвитку. Цей вид ГЕП-аналізу демонструє, наскільки ефективно працює бізнес порівняно з конкурентами.

Фінансовий аналіз чи аналіз розриву прибутку.
Порівнюючи ціни, відсотки маржі, витрати на навчання та перекваліфікацію співробітників з аналогічними показниками конкуруючих організацій компанія отримує інформацію про те, чого їй не вистачає.

Інструменти та техніки виконання GAP-аналізу.

Для виконання GAP-аналізу використовуються різні методи та системи, наприклад:
- SWOT або ССВУ-аналіз, (вивчає сильні, слабкі сторони, можливості та загрози для компанії).
- Модель McKinsey 7S, що допомагає бізнесу зрозуміти, наскільки успішно він рухається до мети. Вона складається з 7 елементів: структури, стратегії, системи, навичок, стилю, персоналу та цінностей, які доповнюють та посилюють одна одну. Якщо проблеми виникають хоча б в одній ланці, від цього страждає вся компанія.
- Модель відповідності Надлера-Тушмана з 4 елементів (робота, люди, оргструктура та культура). Вони об'єднуються у 6 пар для аналізу: робота/люди, робота/структура, робота/культура, люди/структура, люди/культура, культура/культура.

!! Висновок
ГЕП аналіз - інструмент для оцінки поточної діяльності компанії, порівняння її показників із запланованими параметрами. Він гарний своєю простотою, реалістичністю та універсальністю. Використовувати методику можна у виробництві, маркетингу, IT, або в особистому житті. Він дає найкращі результати, коли кожен учасник команди знає, які обов'язки має виконувати, прагне усунути розриви у полі своєї відповідальності. У поєднанні з сервісами, що оптимізують бізнес-процеси, такими як ЛідерТаск, що допомагають покращити бізнес-процеси компанії, дозволяє швидше досягти поставленої мети і скоротити кількість помилок.