Що таке управління проектами

У разі нестабільної економіки компаніям необхідно розвивати гнучкість і стійкість. Іноді цього потрібно новий підхід до управління. Рішенням може стати проектний менеджмент – ефективний інструмент ведення бізнесу.

Що таке проектний менеджмент і які функції він виконує?
Проект — тимчасовий захід, спрямований на створення нового продукту, послуги чи результату. Наприклад, будівництво будівлі, розробка програми або створення навчального курсу для працівників. Проектний менеджмент - це комплекс дій для реалізації проекту. Він завжди обмежений дедлайнами, бюджетом та короткостроковими цілями. 

Функції управління проектами:
- постановка цілей та розробка концепції їх досягнення;
- Планування стратегії, розподіл ресурсів, визначення бюджету;
- реалізація плану, формування команди та налагодження комунікації;
- Впровадження системи мотивації кожного учасника команди для досягнення цілей;
- Контроль виконуваних робіт та підготовка звітів.

Управління проектами впроваджують у малому, великому та середньому бізнесі, на федеральних підприємствах та в органах влади. Будь-яку зміну чи нове завдання у компанії можна вважати проектом. Впровадження принципів такого підходу дозволить краще контролювати ресурси компанії та швидше досягати цілей.
Наш партнер, пропонує такі статті  - Як уникнути чоловіка і почати нове життя, а також, Як навчитися жити з дитиною після розлучення? З чого починати? 

* Переваги та недоліки проектного управління.
Плюси управління проектами:
- орієнтація на конкретні цілі та завдання у рамках загальної стратегії компанії;
- можливість швидко виявляти перевитрату та неоптимальне використання ресурсів;
- прозорість документації та контроль роботи на всіх стадіях;
- синхронізація учасників та прийняття рішень без бюрократії;
- Чітке розмежування відповідальності між командами;
- своєчасне виявлення ризиків завдяки постійному контролю;
- Наявність чітких критеріїв для оцінки ефективності командної роботи.

Мінуси підходу:
- у невеликих компаній не завжди вистачає фінансування та кадрів;
- Складності переходу з традиційної системи управління;
- Потрібен час на формування злагодженої команди, пошук нових способів мотивації;
- нерівномірне завантаження спеціалістів після закриття проекту.

* Стандарти управління проектами.
Це рекомендації, які допомагають визначитися з термінологією, узагальнюють вимоги щодо змісту робіт та якості виконаних завдань. Є п'ять видів стандартів:
- Приватні - розміщують для конкретного проекту;
- національні - застосовують в одній країні;
- громадські - створюють для спільноти спеціалістів;
- Корпоративні - розробляють для однієї компанії;
- міжнародні - використовують у різних країнах.
Дізнайтесь про, як сформувати та розробити стратегію розвитку бізнесу? А також, пропонуємо, курси навчання з логістики, і звісно, курси навчання з переговорів в Україні, та онлайн. 

** Розподіл ролей у проектній команді.
У проектних командах виділяють три ключові ролі:
- Замовник. Використовує реалізований продукт, затверджує вимоги до проекту та приймає результати.
- Спонсор. Виділяє ресурси, погоджує бюджет, цілі та терміни.
- керівник (проект-менеджер). Розподіляє ресурси та завдання, контролює проект, вибудовує комунікацію.

Щоб організувати ефективну команду, керівник розподіляє ролі серед учасників з урахуванням їх професійних та особистих якостей.

Реймонд Мередіт Белбін, дослідник та консультант з менеджменту, виділив командні ролі:
- Виконавець. Дисциплінований співробітник для виконання рутинних завдань.
- Генератор ідей. Вигадує нові рішення, вміє впоратися з нестандартними ситуаціями.
- аналітик-стратег. Оцінює нові ідеї, моніторить проміжні результати та перебіг проекту.
- Контрактор. Виступає сполучною ланкою між командою виконавців, замовником та спонсором.
- Дипломат. Вирішує конфліктні ситуації, сприяє ефективному вирішенню спірних питань.
- Координатор. Регулює процес роботи, підштовхує команду у потрібному напрямку.
- формувач. Здатний ефективно працювати в будь-яких умовах, готовий на все задля досягнення мети.
- Доводчик. Шукає недоліки проекту, повідомляє про них команду. Контролює термін.

Кількість людей у команді залежить від специфіки та цілей проекту: можна використовувати всі ці ролі або виключати непотрібні. Деякі з них об'єднує одна людина — менеджер проекту.

** Хто такий проект-менеджер та які у нього компетенції.
Ця людина відповідає за весь робочий процес від планування до презентації результатів замовнику.
Ключові компетенції:
- стратегічне мислення, вміння прогнозувати результати;
- Наявність успішних кейсів;
- технічна підготовка та знання специфіки проекту;
- Високий рівень комунікативних здібностей;
- відповідальність, педантичність, стресостійкість, багатозадачність.

* Послідовність дій в управлінні проектом.
Будь-який проект проходить шість етапів життєвого циклу. У компаніях вони відрізняються рівнем гнучкості, кількістю завдань та способом досягнення результату всередині кожного етапу. Такий підхід допомагає вибудувати чітку стратегію дій, своєчасно відстежувати та запобігати ризикам.

* Ініціювання.
На цій стадії оцінюють перспективність ідеї, продумують первинний зміст проекту. Розглянемо з прикладу онбординга персоналу:
– Проблематика. З компанії часто йдуть нові співробітники. Розробка нових стандартів допоможе утримати людей.
- Бізнес-завдання, яке вирішить проект. Зниження плинності кадрів та прискорення адаптації новачків.
- Передбачувані результати. Оновлена ??процедура прийому на роботу та вступне навчання.
- критерії успішності. Кількісний показник щодо утримання співробітників до заздалегідь визначеного терміну.

Коли проект набуває рис, формують попередній бюджет. Якщо цифри та цілі здійсненні, проект затверджують із замовником і переходять до наступного етапу.
Маючи нагоду пропонуємо тренінг для керівників Управління людьми в умовах кадрового дефіциту, що проводить Старожукова Інна.

** Планування.
У цій стадії розробляють точний чи приблизний план дій. Продуманість плану залежить від специфіки товару та поставлених завдань.
Що потрібно зробити:
- затвердити цілі, завдання та зміст проекту;
- розписати покроковий план із контрольними точками;
- продумати систему контролю та звітні матеріали;
- Визначити KPI, бюджет, ризики, терміни;
- зібрати команду та розподілити ролі;
- Вибрати інструменти.

* Реалізація та моніторинг. 
Спочатку керівник знайомить учасників команди, розподіляє завдання та розповідає, як відбувається комунікація на проекті. Переконується, кожен співробітник розуміє план робіт і згоден із ним.
У процесі роботи починається фаза моніторингу – аналіз кожного кроку у призначених контрольних точках.
Це допомагає вчасно помітити проблему або переконатися, що все йде за планом:
- Терміни дотримані;
- ризики запобігли;
- Завантаження команди рівномірна; -
- Витрати не перевищують бюджет;
- проміжні результати відповідають критеріям оцінки.

** Закриття.
На етапі завершення проекту керівник презентує результати замовнику. Для цього готують підсумковий звіт з оцінкою фактичних результатів, витраченого часу та фінансових витрат. Також на стадії закриття проводять ретроспективи, щоб обговорити з командою виконані завдання та зробити висновки на майбутнє.
Маючи нагоду, дізнайтесь про практичний тренінг фінанси, управлінський облік та KPI-мотивація для Власників бізнесу, а також, отримайте шаблони бюджетів та фінансовою моделлю, нові моделі.

* Пост-проект.
Після презентації підсумкової звітності та ретроспективи залишається чотири завдання:
- розпуск команди або переведення на інші заходи;
- робота над помилками та вирішення спірних питань;
- моніторинг ефективності реалізованого проекту;
- Розміщення документації по проекту в централізованому сховищі.

* Моделі управління життєвим циклом проекту.
Модель управління життєвим циклом залежить від специфіки компанії та самого проекту. Виділяють три варіанти.

* Предиктивна.
Відрізняється ретельним плануванням завдань, результатів, термінів та бюджету. План фіксують на першій стадії та більше не змінюють. Підходить для проектів із добре вивченим продуктом та обмеженнями за часом. Приклад - інженерні та будівельні заходи.

* Ітеративна.
Має на увазі отримання зворотного зв'язку від замовника на проміжних фазах проекту. На основі зворотного зв'язку план модифікують, повторюють кожен етап досягнення бажаного результату. Підходить для розробки великих чи інноваційних продуктів, коли заздалегідь спланувати результат не вийде.

* Інкрементальна.
Ця модель нагадує ітеративну з тією різницею, що готові частини продукту після ітерації впроваджують. Наприклад, при оновленні фірмового стилю компанії можна використовувати логотип до того, як будуть готові інші елементи. Підходить для проектів, у яких важливими є швидкі досягнення.

* Гібридна.
Поєднання інкрементальної та ітеративної моделей. Застосовують у проектах, де потрібно швидко реагувати на зміни та постачати готові частини продукту.

* Основні методології проектного менеджменту.
Усі методології можна поділити на традиційні та гнучкі.

* Традиційний послідовний менеджмент.
Підходить для передиктивних моделей життєвого циклу, у яких зміст проекту під час роботи майже не змінюється.

* Waterfall. 
Підходить для передиктивних моделей життєвого циклу, у яких зміст проекту під час роботи майже не змінюється. Уявимо будівельний проект. Виконавці не зможуть перейти до заливання фундаменту, якщо не готові креслення та дозвільні документи на будівництво. Тому фази зведення будівлі слідуватимуть строго одна за одною.

* CPM (Critical Path Method)
Відрізняється від водоспадного методу поділом проекту на критично важливі та периферійні етапи. До перших відносять фази з незрушними дедлайн. До других - ті, які можна відсунути за часом і не можна зробити до завершення перших.
Підхід передбачає, що у виконання пріоритетних етапів спрямовано переважна більшість ресурсів команди. Методологія CPM підходить для короткострокових проектів.

Представимо проект світлового оформлення торгового центру:
- Заміри будівлі, складання технічного завдання;
- Розробка ескізів;
- Складання кошторису;
- прикраса та підключення гірлянд.

Другу половину завдань неможливо розпочати до успішного завершення першої. Отже, перша та друга фази — критично важливий шлях проекту. На ньому буде сконцентровано сили команди.

* Гнучкий менеджмент. 
Якщо у проекті немає обмежень у часі, зміст нестабільно, а продукт недостатньо вивчений, придивіться до гнучкого менеджменту. Він підходить для будь-якої сфери, в якій потрібна швидка реакція на зміни та тестування гіпотез.

* Agile. 
Проект ініціюють, складають приблизний план і подрібнюють на невеликі підпроекти із послідовних фаз. Коли всі міні-етапи завершено та узгоджено, збирають готовий продукт. При цьому роботи з різних підпроектів можна виконувати одночасно. Agile часто використовують у IT-компаніях та заходах з невеликою командою.

* Scrum. 
Підходить для інкрементальних життєвих циклів. Завдання розділені на спринти – короткі відрізки часу. За один спринт виробляють один елемент продукту. У проміжних точках замовник приймає чи не приймає результату. У першому випадку готовий елемент одразу впроваджують у роботу. У другому починається фаза доопрацювання.

* Kanban. 
Поділ роботи на три етапи: заплановано, у процесі зроблено. Завдання розподіляють у картках на онлайн-дошці за етапами. Якщо статус завдання змінився, картку переносять у наступний стовпець. Kanban не обмежує час спринтів та кількість ролей в одного учасника команди. Також немає регламентації зустрічей щодо проекту.

** Що в результаті?
- Проектне управління – це комплекс дій для реалізації окремого підприємства чи отримання швидкого результату.
- Проектне управління підходить компаніям з інноваційними продуктами та всім, кому важливо розвивати гнучкість у мінливих умовах та контролювати ресурси.
- Ідеальний проджект-менеджер має стратегічне мислення, комунікабельність, відповідальність і знання продукту.
- Методики управління умовно поділяють на гнучкі та традиційні – для сфер зі стабільними продуктами та для інновацій, IT.

Корисні статті для бізнесу - Хто такий бренд-менеджер і чим він займається у компанії? А також і Як себе мотивувати: глибоке керівництво до внутрішньої енергії та дії?