Полезные советы для офисных работников

«Чем больше на столе бумаг, папок и записочек, тем эффективнее работает сотрудник» - это утверждение не совсем соответствует истине. Ведь большинство офисных работников знают, как легко в кучках бумаг, разложенных на столе, теряются нужные документы, телефоны, ежедневники, ручки и записки. 

В деле повышения эффективности труда офисных работников  и руководителей среднего звена преуспели японцы. Оказывается, кроме высоких технологий, японцы первоклассные специалисты по части оптимизации производства в любых сферах бизнеса. Они используют любую возможность, чтобы увеличить прибыль и при этом сократить финансовые, временные и трудовые затраты. В частности, особой популярностью, как в Японии, Америке и многих странах Европы пользуется система упорядочения - «5S». Согласно этой системе для повышения эффективности ежедневной, рутинной офисной работы следует выполнять следующие рекомендации: 

• Все предметы рабочей среды (папки, бланки, журналы, письменные принадлежности) разделите на три категории: нужные, не нужные и не нужные срочно. Не нужные удаляются в дальний ящик. Нужные сохраняются на рабочем месте. Не нужные срочно располагаются на определенном удалении от рабочего места или хранятся централизованно. 

• Распределите и закрепите зоны ответственности каждого работника. Лучше всего письменно определить, какой сотрудник за что отвечает и какую работу выполняет. Еще лучше, если детально и пошагово будет расписана стадийность и суть работы. В этом случае новому сотруднику достаточно будет прочесть инструкцию и следовать указанным правилам, а не тратить время других сотрудников на обучение новенького. Мы рекомендуем тренинги для руководителей в Украине. 

• Максимальная визуализация (вместо текста, где это возможно используйте рисунки, схемы, пиктограммы, указатели, цветовое кодирование). Причем эти обозначения должны быть едиными для всех сотрудников офиса или хотя бы отдела. 

• Места хранения документов подпишите или обозначьте (например, «Документы в работе», «Черновики», «Пустые бланки», «Документы на подпись», «Документы в архив» и т.д.). 

• Следуйте правилу – документ, пришедший первым, первым проходит обработку. 

• Обеспечьте свободу перемещения по помещению. Долой нагромождение коробок и папок. Их можно убрать на антресоли шкафов или поместить на настенные стеллажи. 

• Введите правило – под руками только те бумаги, которыми вы занимаетесь в данный момент. Стол должен быть чистым. 

Эти не хитрые правила могут быть дополнены Вашими собственными идеями, но так или иначе они составляют основу всемирно известной и широко используемой во всем мире системы оптимизации деятельности любого офиса.

P/S: Також пропонуємо статті поради такі як - Що таке трекінг у бізнесі? А також, Бізнес трекінг для управління людьми, і звісно же - Як швидко підвищити продажі у бізнесі? Дуже цікаві і корисні статті поради.  

Источник:  NBC.UA